Der Auftrag ist angenommen, aber das Projektteam sucht noch nach Leistungsumfang, Ansprechpartnern und zugesagten Terminen. Der Kunde beantwortet dieselben Fragen erneut. Die Projektleitung trägt Informationen aus CRM, E-Mails und Dateien zusammen, bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann.
Automatisiertes Kunden-Onboarding verbindet den angenommenen Auftrag mit der Vorbereitung des Projekts. Es übergibt die vereinbarten Leistungen, legt passende Aufgaben an und zeigt, was noch fehlt. Der Nutzen entsteht dort, wo Ihr Team mit einem klaren Auftrag und einem erkennbaren nächsten Schritt starten kann.
Bei einem Auftrag für einen Produktkatalog wird das greifbar: Umfang und Liefertermin sind vereinbart. Die Produktdaten liegen vor, ein Teil der Bilder fehlt, und noch ist offen, wer beim Kunden den Entwurf freigibt. Die Projektleitung soll bereits planen können und zugleich sehen, welche Punkte vor der Gestaltung geklärt werden müssen.
Reicht eine Vorlage, oder brauchen Sie eine Automatisierung?
Für wenige, sehr unterschiedliche Aufträge kann eine gemeinsame Übergabevorlage mit einem festen Verantwortlichen ausreichen. Sie bringt Ordnung in die Übergabe, ohne einen zusätzlichen Ablauf betreuen zu müssen.
Wiederholen sich Aufgaben und Informationsbedarf, prüfen Sie die vorhandenen Funktionen Ihres CRM-Systems oder Projekttools: Kann es aus einem angenommenen Auftrag ein Projekt mit der passenden Vorlage anlegen, Zuständigkeiten zuweisen und offene Punkte anzeigen? Testen Sie dabei auch Änderungen und doppelte Zustellungen.
Eine zusätzliche Automatisierung wird interessant, wenn dieselben Angaben regelmäßig zwischen mehreren Systemen übertragen werden müssen oder die vorhandenen Funktionen benötigte Schritte nicht abdecken. Beim Katalogauftrag betrifft das etwa den Übergang vom CRM zur Projektplanung und zur Bildablage. Entscheidend ist, welche wiederkehrende Handarbeit dadurch entfällt.
Beginnen Sie mit einem tatsächlichen Auftrag
Nehmen Sie einen typischen Auftrag und gehen Sie ihn gemeinsam mit Vertrieb und Projektleitung durch. Welche Angaben musste die Projektleitung nachfragen? Welche Unterlage war schwer zu finden? Welche Zusage stand nur in einer E-Mail?
Übertragen Sie diese Informationen in eine gemeinsame Übergabevorlage. So legen Sie fest, was das Projektteam wirklich braucht, bevor Sie zusätzliche Felder oder automatische Benachrichtigungen einrichten.
| Information | Wofür das Projektteam sie braucht | Was bei einer Lücke geschieht |
|---|---|---|
| Auftragskennung und bestätigter Leistungsumfang | Auftrag eindeutig zuordnen und Arbeit planen | Vertrieb ergänzt oder klärt die Angaben |
| Ansprechpartner und Zuständigkeiten | Fragen an die richtige Person richten | Einen Verantwortlichen für die Klärung bestimmen |
| Vereinbarte Termine und Abhängigkeiten | Reihenfolge und Vorbereitung abstimmen | Offene Punkte mit Zuständigkeit und Prüftermin erfassen |
| Unterlagen und besondere Zusagen | Mit dem vereinbarten Stand arbeiten | Fehlendes anfordern, Zusagen intern klären |
| Projektleitung | Den nächsten Schritt übernehmen | Die festgelegte interne Zuweisung auslösen |
Verlinken Sie den bestätigten Leistungsumfang und die zugehörigen Unterlagen. Eine Notiz wie „alles wie besprochen“ lässt zu viel offen. Vereinbarungen und noch ungeklärte Fragen sollten in der Übergabe getrennt erkennbar sein.
Legen Sie fest, was den Ablauf startet
Definieren Sie, woran Ihr Unternehmen einen angenommenen Auftrag erkennt und wer diesen Status setzen darf. Ein versendetes Angebot oder ein positives Gespräch ist noch nicht automatisch der Startschuss für die Projektvorbereitung.
Der Ablauf braucht eine stabile Auftragskennung. Wird derselbe Status erneut gespeichert oder dieselbe Übergabe noch einmal zugestellt, muss er das vorhandene Projekt wiederfinden. Das gilt auch für bereits angelegte Ordner und Aufgaben. Wiederholungen dürfen aus einem Auftrag nicht mehrere Projekte machen.
Entscheiden Sie außerdem, welche Angaben vor der ersten Vorbereitung vorliegen müssen. Nicht jede fehlende Unterlage muss den gesamten Prozess blockieren. Eine fehlende Projektleitung braucht dagegen eine klare Zuweisung, damit die Übergabe nicht unbeachtet liegen bleibt.
Bereiten Sie die nächste Arbeit vor
Die Automatisierung kann aus dem Auftrag eine passende Projektstruktur, Ablage und Aufgaben erstellen. Die Projektleitung erhält eine Übersicht mit Leistungsumfang, Terminen, verfügbaren Unterlagen und offenen Fragen.
Wählen Sie Aufgaben nach dem tatsächlichen Bedarf. Sind Unterlagen vorhanden, folgt ihre Prüfung. Fehlen sie, entsteht eine Aufgabe zur Beschaffung. Eine lange Standardliste für jeden Auftrag verschiebt die Arbeit sonst nur: Das Team muss anschließend unpassende Aufgaben löschen und fehlende ergänzen.
Beim Katalogauftrag kann die Projektleitung die vorliegenden Produktdaten prüfen und die Arbeit einplanen. Für die fehlenden Bilder entsteht eine Aufgabe mit Zuständigkeit. Sobald Dateien eingehen, folgt die Prüfung, ob die benötigten Bilder vollständig und verwendbar sind. Erst danach wird der offene Punkt geschlossen. Bereits vorhandene Aufgaben und Ordner werden weiterverwendet.
Machen Sie offene Punkte bearbeitbar
Der Status „Übergabe unvollständig“ sollte zeigen, was fehlt, wer es klärt und wann erneut geprüft wird. Eine allgemeine Meldung an das gesamte Team schafft noch keine Zuständigkeit.
Erinnerungen gehen an die Person, die den offenen Punkt bearbeiten kann. Nach einer Ergänzung prüft der Ablauf die betroffenen Voraussetzungen erneut und setzt am passenden Schritt fort. So muss niemand die gesamte Übergabe von vorn beginnen.
Trennen Sie interne Vorbereitung und externe Kommunikation. Eine verbindliche Terminbestätigung oder Kundeneinladung wird erst ausgelöst, wenn die dafür vereinbarten Voraussetzungen und Freigaben vorliegen. Prüfen Sie bei Einladungen auch die Zugriffe: Interne Kalkulationen und Vertriebsnotizen bleiben in den internen Bereichen.
Berücksichtigen Sie Änderungen nach der Übergabe
Auch nach dem Projektstart können sich Umfang, Termine oder Ansprechpartner ändern. Legen Sie fest, welche Angaben automatisch aktualisiert werden dürfen und welche Änderung die Projektleitung prüfen muss. Bereits geplante Arbeit sollte nicht unbemerkt durch einen neuen CRM-Stand überschrieben werden.
Wechselt beim Katalogauftrag die Person für die Kundenfreigabe, muss die nächste Freigabeanfrage an den neuen Kontakt gehen. Wird ein früherer Liefertermin eingetragen, prüft die Projektleitung dagegen zunächst, ob die Planung dazu passt. Beide Änderungen stammen aus demselben Auftrag, brauchen aber unterschiedliche Regeln.
Bei pausierten oder zurückgezogenen Aufträgen müssen die vorgesehenen weiteren Schritte angehalten werden. Bereits ausgeführte Aktionen bleiben dabei sichtbar. Eine schon versendete Einladung oder erstellte Aufgabe verschwindet nicht allein durch die Änderung des Auftragsstatus; dafür braucht es einen festgelegten Umgang.
Prüfen Sie den Ablauf mit dem späteren Projektteam
Gehen Sie vor dem Einsatz mehrere typische Situationen durch:
- Vollständiger Auftrag: Die Projektleitung findet alles für den nächsten Schritt ohne zusätzliche Suche.
- Fehlende Unterlagen: Der offene Punkt landet bei der zuständigen Person; sinnvolle Vorbereitung bleibt möglich.
- Doppelte Zustellung: Vorhandene Projekte, Aufgaben und Ordner werden erkannt.
- Geänderter Auftrag: Die betroffene Information wird aktualisiert oder zur Prüfung vorgelegt.
- Pause oder Störung: Es ist erkennbar, welche Schritte bereits erfolgt sind und welche noch ausstehen.
- Kundeneinladung: Der Kunde sieht nur die für ihn vorgesehenen Inhalte.
Vergleichen Sie anschließend die Zeit vom angenommenen Auftrag bis zur vollständigen Übergabe und die Zahl der Rückfragen mit Ihrem bisherigen Ablauf. Wenn nur mehr Benachrichtigungen entstehen, vereinfachen Sie die Übergabe. Entscheidend ist, ob Ihr Team besser vorbereitet mit der Arbeit beginnt.
Für Informationen aus mehreren Anwendungen helfen klare Regeln zur Synchronisation von CRM und ERP.
Unsere Leistung: Prozessautomatisierung.