Jede Woche dieselbe Datei aufbereiten, Daten von Hand übertragen oder einen wiederkehrenden Bericht zusammenstellen: Solche Aufgaben sind ein guter Anlass, den Ablauf genauer anzusehen. Ob ein Skript, eine vorhandene Systemfunktion oder KI passt, entscheidet sich erst nach dieser Bestandsaufnahme.
Einen Ablauf vom Anfang bis zum Ende beschreiben
Wählen Sie eine Aufgabe mit einem erkennbaren Auslöser und einem überprüfbaren Ergebnis. „Unsere Verwaltung automatisieren“ ist dafür zu breit. „Den wöchentlichen Export prüfen und die benötigten Spalten für den internen Bericht zusammenstellen“ lässt sich untersuchen und testen.
Beobachten Sie mehrere tatsächliche Durchläufe. Halten Sie fest, welche Schritte immer gleich sind und wann jemand eine Entscheidung treffen muss. Gerade Ausnahmen zeigen, was eine Automatisierung leisten müsste.
Prozesssteckbrief zum Ausfüllen
- Auslöser: Wann beginnt die Aufgabe?
- Eingaben: Welche Dateien oder Daten werden benötigt?
- Regeln: Welche Schritte sind eindeutig beschrieben?
- Ergebnis: Woran erkennen wir eine korrekte Bearbeitung?
- Ausnahmen: Was passiert bei fehlenden oder widersprüchlichen Angaben?
- Zugriff: Welche Systeme und Berechtigungen werden gebraucht?
- Verantwortung: Wer prüft Ergebnisse und übernimmt bei Fehlern?
- Aufwand: Wie häufig läuft die Aufgabe und wie lange dauert sie?
Wann ein Skript ein sinnvoller Kandidat ist
Ein klarer Ablauf mit festgelegten Regeln kann sich für ein Skript eignen, etwa eine wiederkehrende Dateiumwandlung. Prüfen Sie zuerst, ob die eingesetzte Software die benötigte Funktion bereits anbietet. Eine zusätzliche Lösung bringt sonst Pflegeaufwand ohne entsprechenden Nutzen.
Wenn Texte eingeordnet oder zusammengefasst werden sollen, kann KI als Unterstützung in Betracht kommen. Legen Sie dann fest, welche Ergebnisse ein Mensch prüfen muss. Ein Prozess mit ungeklärten Entscheidungen wird durch den Einsatz von KI nicht automatisch eindeutig.
Beispielrechnung: Was wäre die Entlastung wert?
Angenommen, eine Aufgabe läuft 20-mal im Monat und benötigt bisher 15 Minuten. Nach einer Automatisierung bleiben pro Durchlauf 5 Minuten für Prüfung und Ausnahmen. Die rechnerische Entlastung beträgt dann 200 Minuten, also rund 3,3 Stunden im Monat.
Bei einem angenommenen internen Stundensatz von 50 Euro entspricht das rund 167 Euro monatlichem Zeitwert. Das ist ein Rechenbeispiel, kein gemessenes Kundenergebnis und keine garantierte Kostensenkung.
Davon sind laufende Kosten und zusätzliche Betreuung abzuziehen. Auch Einrichtung, Tests und Einarbeitung gehören in die Rechnung. Die frei werdende Zeit hat vor allem dann praktischen Wert, wenn Ihr Team sie für andere Aufgaben nutzen kann.
Vor der Übergabe prüfen
Testen Sie einen normalen Durchlauf sowie fehlende Eingaben, doppelte Dateien und einen nicht erreichbaren Zieldienst, soweit diese Fälle zum Ablauf gehören. Legen Sie fest, wie Fehler sichtbar werden und wie die Aufgabe manuell weiterbearbeitet werden kann.
Zur Übergabe gehören eine verständliche Anleitung, eine zuständige Person und Klarheit über laufende Kosten. Zugangsdaten gehören nicht in die Anleitung. Nach Änderungen an den beteiligten Systemen muss der Ablauf erneut geprüft werden.
Kubertino setzt abgegrenzte Arbeitsabläufe mit kontrollierter Automatisierung um. Beschreiben Sie uns über Kontakt kurz die wiederkehrende Aufgabe und die beteiligten Systeme.