Eine Anfrage aus der Schweiz landet im Postfach: Das Unternehmen interessiert sich für Ihre Leistung und bittet um ein Angebot. Für viele deutsche B2B-Anbieter wirkt der nächste Schritt zunächst genauso wie bei einem Kunden aus Deutschland. Trotzdem sollten vor dem Versand einige Punkte eindeutig geklärt sein. Nicht weil jedes Schweiz-Geschäft kompliziert ist, sondern weil Leistung, Ausführung, Währung, Kundendaten und steuerliche Behandlung nicht allein aus der Schweizer Geschäftsadresse abgeleitet werden können.
1. Warum sollte die Schweizer Anfrage zuerst eingeordnet werden?
Der häufigste Fehler beginnt nicht erst bei der Rechnung.
Er entsteht bereits dann, wenn aus einer kurzen Anfrage zu viele Annahmen übernommen werden.
Eine Nachricht wie „Wir sind ein Unternehmen aus Zürich und interessieren uns für Ihre Lösung“ beantwortet beispielsweise noch nicht:
- Welche konkrete Gesellschaft wird Vertragspartner?
- Welche Leistung wird tatsächlich benötigt?
- Wird die Leistung vollständig remote erbracht?
- Werden Waren oder andere Gegenstände geliefert?
- Sind Arbeiten beim Kunden in der Schweiz vorgesehen?
- Welche Währung erwartet der Kunde?
- Welche Leistungen und Nebenkosten gehören zum Preis?
- Welche Daten benötigt die Buchhaltung für die spätere Rechnung?
Diese Punkte sind nicht nur für Steuern oder Buchhaltung relevant.
Sie bestimmen bereits, ob Kunde und Anbieter unter dem Angebot dasselbe verstehen.
Deshalb sollte die erste Aufgabe lauten:
Nicht „Schweiz-Angebot erstellen“, sondern „konkreten Geschäftsvorgang verstehen“.
2. Welche Kundendaten brauchen Sie vor dem Angebot?
Bei einer ersten Anfrage liegen häufig nur Name, E-Mail-Adresse und Unternehmen vor.
Für ein belastbares Angebot können weitere Angaben notwendig sein.
Je nach Geschäftsmodell gehören dazu beispielsweise:
- vollständiger Firmenname des vorgesehenen Vertragspartners,
- Geschäftsanschrift,
- Ansprechpartner,
- Rechnungsanschrift, falls diese abweicht,
- Ort beziehungsweise Standorte, an denen Leistungen ausgeführt werden sollen,
- interne Bestell- oder Referenzangaben des Kunden, wenn diese benötigt werden,
- weitere Unternehmens- oder Steuerangaben, sofern sie für die konkrete Prüfung erforderlich sind.
Welche Angaben tatsächlich benötigt werden, hängt von Leistung und internem Prozess ab.
Das Ziel ist deshalb nicht, jedem Interessenten vorsorglich einen umfangreichen Fragebogen zu schicken.
Die Daten sollten dann erhoben werden, wenn sie für Angebot, Prüfung oder weitere Bearbeitung tatsächlich benötigt werden.
3. Was genau wird angeboten?
Je grenzüberschreitender ein Geschäft wird, desto wichtiger ist eine klare Leistungsbeschreibung.
Ein allgemeiner Eintrag wie „Beratung“, „Digitalisierung“, „Software“, „Marketing“ oder „Projektunterstützung“ kann intern verständlich erscheinen, für die weitere Einordnung aber zu ungenau sein.
Das Angebot sollte erkennen lassen:
- welches Ergebnis vereinbart wird,
- welche konkreten Leistungen enthalten sind,
- welche Leistungen nicht enthalten sind, wenn dies für das Verständnis wichtig ist,
- ob einmalige oder laufende Leistungen angeboten werden,
- ob Software, Lizenzen oder externe Dienste Bestandteil des Angebots sind,
- ob physische Waren geliefert werden,
- ob Arbeiten beim Kunden vorgesehen sind.
Diese Beschreibung hilft dem Kunden bei seiner Entscheidung und schafft gleichzeitig eine bessere Grundlage für die interne kaufmännische und steuerliche Prüfung.
4. Remote, Warenlieferung oder Arbeit vor Ort?
Für den Vertriebsmitarbeiter können drei Aufträge ähnlich aussehen: Ein Schweizer Unternehmen kauft etwas von einem deutschen Anbieter.
Der tatsächliche Vorgang kann jedoch sehr unterschiedlich sein.
| Szenario | Was muss zusätzlich geklärt werden? |
|---|---|
| Remote-Dienstleistung | Art der Dienstleistung, Vertragspartner, Leistungsumfang und für die steuerliche Einordnung relevante Unternehmensdaten. |
| Warenlieferung | Welche Gegenstände geliefert werden, Lieferweg, vereinbarte Lieferbedingungen und Zuständigkeiten bei Einfuhr und Abwicklung. |
| Arbeit vor Ort | Wo die Tätigkeit ausgeführt wird, welche Arbeiten konkret erfolgen und welche zusätzlichen steuerlichen, zollrechtlichen oder sonstigen Anforderungen für diesen Einsatz zu prüfen sind. |
Diese Szenarien sollten nicht mit einer einzigen Standardregel behandelt werden.
Insbesondere eine reine Remote-Dienstleistung ist nicht automatisch derselbe Vorgang wie eine Warenlieferung oder eine Montage beziehungsweise andere Tätigkeit vor Ort.
Für die Angebotserstellung bedeutet das: Die Art der Leistung muss vor der kaufmännischen Einordnung feststehen.
5. EUR oder CHF: Was sollte im Angebot eindeutig sein?
Ein Schweizer Kunde bedeutet nicht automatisch, dass ein Angebot in Schweizer Franken erstellt werden muss.
Ebenso sollte ein deutscher Anbieter nicht stillschweigend davon ausgehen, dass der Kunde ein Angebot in Euro erwartet.
Die Währung ist eine kaufmännische Vereinbarung und sollte eindeutig aus dem Angebot hervorgehen.
Wenn Sie Angebote in unterschiedlichen Währungen erstellen, sollte intern außerdem klar sein:
- welche Währung mit dem Kunden vereinbart wurde,
- ob das Angebot einen festen Betrag in dieser Währung enthält,
- wie lange der angebotene Preis gilt, wenn eine Gültigkeitsdauer verwendet wird,
- ob zusätzliche Kosten in einer anderen Währung entstehen können,
- welche Währung später für Auftrag und Rechnung übernommen werden soll.
Vermeiden Sie Konstruktionen, bei denen Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung ohne nachvollziehbaren Grund unterschiedliche Währungen verwenden.
Wenn eine Währungsumrechnung Bestandteil des eigenen Prozesses ist, sollte außerdem festgelegt sein, wann und nach welcher intern bestimmten Regel gerechnet wird.
6. Warum darf die steuerliche Behandlung nicht geraten werden?
Eine Schweizer Geschäftsadresse beantwortet allein noch nicht, wie eine Leistung mehrwertsteuerlich zu behandeln ist.
Die Eidgenössische Steuerverwaltung unterscheidet unter anderem nach Art und Ort der Leistung. Ausländische Unternehmen können unter bestimmten Voraussetzungen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig werden. Für bestimmte Dienstleistungen aus dem Ausland kann beim Schweizer Leistungsempfänger wiederum die Bezugsteuer relevant sein.
Auch eine Warenlieferung folgt nicht einfach derselben Logik wie eine Dienstleistung: Bei der Einfuhr von Gegenständen spielt unter anderem die Einfuhrsteuer eine eigene Rolle.
Für den Vertrieb ist dafür vor allem wichtig, die richtigen Fakten vollständig weiterzugeben:
- Wer ist Anbieter?
- Wer ist Leistungsempfänger?
- Welche Leistung wird erbracht?
- Wo beziehungsweise wie wird sie erbracht?
- Werden Gegenstände geliefert?
- Gibt es Tätigkeiten vor Ort?
- Welche Unternehmensdaten liegen vor?
Mit diesen Informationen kann der Vorgang wesentlich zuverlässiger geprüft werden als mit der Notiz „Kunde Schweiz“.
Weitere Informationen zur Mehrwertsteuerpflicht ausländischer Unternehmen veröffentlicht die Eidgenössische Steuerverwaltung.
Die ESTV erläutert außerdem separat die Bezugsteuer bei Leistungen aus dem Ausland.
7. Was sollte im Angebot besonders klar beschrieben sein?
Nachdem der Geschäftsvorgang eingeordnet wurde, sollte das Angebot dem Schweizer Kunden vor allem eine eindeutige Entscheidung ermöglichen.
Dazu gehören je nach Leistung:
- konkreter Leistungsumfang,
- Ergebnis beziehungsweise Ziel der Leistung,
- relevante Voraussetzungen auf Kundenseite,
- Projekt- oder Leistungszeitraum,
- Preis und Währung,
- einmalige und laufende Positionen, falls vorhanden,
- Reise-, Liefer- oder andere Zusatzkosten, wenn sie anfallen können,
- Mitwirkungspflichten, wenn sie für Ablauf und Ergebnis wesentlich sind,
- Gültigkeit des Angebots, wenn das Unternehmen damit arbeitet,
- klarer nächster Schritt zur Annahme beziehungsweise weiteren Abstimmung.
Es geht dabei nicht darum, ein Angebot möglichst lang zu machen.
Entscheidend ist, mögliche Missverständnisse an den Stellen zu vermeiden, an denen Kunde und Anbieter unterschiedliche Erwartungen entwickeln könnten.
Gerade bei einem neuen Markt sollte nicht davon ausgegangen werden, dass interne deutsche Gewohnheiten für den Schweizer Kunden automatisch selbstverständlich sind.
8. Wie sieht ein sinnvoller interner Ablauf aus?
Für einzelne Auslandskunden braucht ein mittelständisches Unternehmen nicht sofort einen komplexen internationalen Vertriebsprozess.
Ein klarer Ablauf für die erste Prüfung reicht häufig aus.
- Anfrage erfassen: Unternehmen, Ansprechpartner und tatsächlichen Bedarf aufnehmen.
- Vertragspartner klären: Prüfen, welche Gesellschaft das Angebot erhalten und gegebenenfalls beauftragen soll.
- Leistung einordnen: Remote-Dienstleistung, Warenlieferung, Tätigkeit vor Ort oder Kombination unterscheiden.
- Fehlende Daten anfordern: Nur die Informationen ergänzen, die für Angebot und Prüfung benötigt werden.
- Währung vereinbaren: Festlegen, in welcher Währung angeboten werden soll.
- Steuerliche Behandlung prüfen: Den konkreten Vorgang anhand der tatsächlichen Leistung und Beteiligten einordnen lassen.
- Angebot erstellen: Leistung, Preis, Währung, Voraussetzungen und nächsten Schritt eindeutig darstellen.
- Freigabe durchführen: Bei Bedarf kaufmännische oder fachliche Prüfung vor dem Versand vorsehen.
- Versenden und Status dokumentieren: Festhalten, welche Version und welche Bedingungen dem Kunden übermittelt wurden.
Wenn später regelmäßig Schweizer Kunden betreut werden, können wiederkehrende Teile dieses Ablaufs strukturiert oder automatisiert werden.
Die fachliche Entscheidung über einen neuen oder unklaren Geschäftsvorgang sollte jedoch nicht dadurch ersetzt werden, dass im CRM lediglich das Land „Schweiz“ erkannt wird.
9. Praxisbeispiel: Anfrage eines Schweizer Unternehmens
Ein fiktives deutsches B2B-Unternehmen erhält eine Anfrage aus Basel.
Der Interessent möchte einen bestehenden internen Prozess digitalisieren und bittet um ein Angebot.
Zu frühe Variante
Der Vertrieb sieht die Schweizer Adresse, übernimmt die Kontaktdaten und erstellt unmittelbar ein Standardangebot.
Dabei bleiben mehrere Fragen offen:
- Ist ausschließlich Remote-Arbeit vorgesehen?
- Sollen Mitarbeiter auch beim Kunden vor Ort arbeiten?
- Welche Gesellschaft wird tatsächlich Auftraggeber?
- Welche Währung soll verwendet werden?
- Welche externen Leistungen sind Bestandteil des Projekts?
- Wie ist der konkrete Vorgang steuerlich einzuordnen?
Strukturierte Variante
Vor dem Angebot werden die fehlenden Punkte mit wenigen konkreten Fragen geklärt.
Es stellt sich heraus: Auftraggeber ist die Schweizer Gesellschaft, die vereinbarte Projektleistung wird vollständig remote erbracht und der Kunde möchte das Angebot in Euro erhalten.
Diese Informationen werden an die zuständige interne Stelle für die kaufmännische beziehungsweise steuerliche Einordnung übergeben.
Erst danach erstellt der Vertrieb das Angebot mit eindeutigem Leistungsumfang, vereinbarter Währung und passendem nächsten Schritt.
Der Unterschied liegt nicht darin, dass das zweite Unternehmen einen komplizierten „Schweiz-Prozess“ aufgebaut hat.
Es hat lediglich verhindert, dass unbekannte Informationen durch Annahmen ersetzt werden.
10. Checkliste vor dem ersten Angebot an einen Schweizer B2B-Kunden
- Vertragspartner: Ist klar, welche Gesellschaft tatsächlich beauftragen wird?
- Adresse: Liegen die benötigten Unternehmens- und Rechnungsdaten vor?
- Leistung: Ist konkret beschrieben, was angeboten wird?
- Leistungsart: Handelt es sich um eine Dienstleistung, Warenlieferung, Tätigkeit vor Ort oder eine Kombination?
- Ausführung: Ist bekannt, wo und wie die Leistung erbracht wird?
- Währung: Ist eindeutig vereinbart, ob das Angebot beispielsweise in EUR oder CHF erstellt wird?
- Zusatzkosten: Sind mögliche Reise-, Liefer- oder externe Kosten transparent geregelt?
- Steuerprüfung: Wurde die konkrete steuerliche Behandlung geprüft, statt sie allein aus dem Kundenland abzuleiten?
- Leistungsumfang: Verstehen Anbieter und Kunde dasselbe unter dem angebotenen Ergebnis?
- Voraussetzungen: Ist klar, welche Informationen oder Mitwirkung vom Kunden benötigt werden?
- Nächster Schritt: Weiß der Kunde, wie er das Angebot annehmen oder offene Punkte klären kann?
- Interner Status: Ist dokumentiert, welche Angebotsversion versendet wurde?
Die Schweizer Adresse ist ein Hinweis – noch keine fertige Geschäftsregel
Für das erste Angebot an einen Schweizer Geschäftskunden brauchen deutsche Unternehmen nicht automatisch einen völlig neuen Vertriebsprozess.
Sie brauchen vor allem einen klar beschriebenen Vorgang.
Wer Vertragspartner ist, welche Leistung angeboten wird, wie und wo sie erbracht wird, welche Währung gilt und welche Angaben für die weitere Prüfung erforderlich sind, sollte vor dem Versand feststehen.
Damit wird nicht nur die steuerliche Einordnung zuverlässiger. Auch der Kunde erhält ein Angebot, dessen Umfang, Preis und nächster Schritt nachvollziehbar sind.
Wenn Ihr Unternehmen Anfragen aus neuen Märkten erhält, kann Kubertino dabei unterstützen, Website, Anfrageweg und interne Übergabe so zu strukturieren, dass die notwendigen Informationen an der richtigen Stelle verfügbar sind.