WhatsApp-Katalog für Unternehmen: Produkte und Dienstleistungen richtig präsentieren

1. Was ist ein WhatsApp-Katalog und was sieht der Kunde?

Unternehmen können in der WhatsApp Business App einen eigenen Katalog mit Produkten und Dienstleistungen erstellen. Der Katalog wird im Unternehmensprofil angezeigt.

Bei einem aktiven Katalog können Kunden außerdem direkt aus dem Chat auf die Angebotsübersicht zugreifen. Sie müssen WhatsApp dafür nicht verlassen.

Ein Katalogeintrag kann unter anderem enthalten:

• einen individuellen Produkt- oder Dienstleistungsnamen
• mindestens ein Bild
• weitere Bilder oder Videos
• eine Beschreibung
• einen Preis, sofern die Funktion im jeweiligen Land verfügbar ist
• einen Aktionspreis, sofern verfügbar
• einen Link zur eigenen Website
• einen Produkt- oder Dienstleistungscode

Für neue oder bearbeitete Katalogeinträge verlangt WhatsApp außerdem die Angabe des Herkunftslands.

WhatsApp: Informationen zum Katalog

Der praktische Unterschied zu einer normalen Nachricht: Mitarbeiter müssen häufig verwendete Bilder, Links und Beschreibungen nicht bei jedem Kunden erneut zusammensuchen.

Der passende Eintrag kann direkt in das laufende Kundengespräch geschickt werden.

2. Für wen eignet sich ein WhatsApp-Katalog?

Der Begriff „Katalog“ klingt zunächst nach Einzelhandel oder Online-Shop. WhatsApp unterstützt grundsätzlich sowohl Produkte als auch Dienstleistungen. Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Angebot zulässig ist. Prüfen Sie vor dem Hochladen die WhatsApp Business Policy und die dort verlinkte Meta Commerce Policy für Ihr konkretes Produkt oder Ihre Dienstleistung. Auch die folgenden Branchenbeispiele setzen voraus, dass das einzelne Angebot diesen Regeln entspricht.

Damit kann die Funktion auch für Unternehmen interessant sein, die gar keinen klassischen Shop betreiben.

Ein einfacher Praxistest:

Müssen Ihre Mitarbeiter Kunden regelmäßig dieselben Bilder, Leistungsbeschreibungen, Preise oder Links schicken?

Wenn ja, kann es sinnvoll sein, genau diese Angebote zunächst als Katalogeinträge aufzubereiten.

3. WhatsApp-Katalog Schritt für Schritt erstellen

Der genaue Menüaufbau kann sich zwischen Android, iPhone, Web und Windows leicht unterscheiden. In der WhatsApp Business App führt der Weg grundsätzlich über die Business-Werkzeuge beziehungsweise den Bereich Katalog.

1. WhatsApp Business öffnen.
2. Tools beziehungsweise Business-Werkzeuge öffnen.
3. Katalog auswählen.
4. Neuen Artikel hinzufügen.
5. Fotos oder Videos auswählen.
6. Produkt- oder Dienstleistungsnamen eintragen.
7. Herkunftsland auswählen.
8. Optional Preis, Beschreibung, Website-Link und Code ergänzen.
9. Eintrag speichern beziehungsweise zum Katalog hinzufügen.
10. Nach der Prüfung kontrollieren, ob der Eintrag öffentlich sichtbar ist.

WhatsApp unterstützt aktuell bis zu zehn Bilder beziehungsweise Videos pro Katalogeintrag. Für Videos nennt WhatsApp derzeit eine maximale Dateigröße von 50 MB.

WhatsApp: Katalog erstellen und verwalten

Warum ist der Eintrag nicht sofort sichtbar?

Hochgeladene Kataloginhalte werden von WhatsApp geprüft. Ein Produkt oder eine Dienstleistung ist für Kunden erst sichtbar, nachdem der Eintrag genehmigt wurde.

Wurde ein Eintrag abgelehnt, zeigt WhatsApp dies im Katalog-Manager an. Wenn das Unternehmen die Ablehnung für falsch hält, kann eine erneute Prüfung beantragt werden.

Deshalb sollte ein neues Angebot nicht unmittelbar vor einer geplanten Aktion angelegt und ungeprüft beworben werden.

Eintrag erstellen → Prüfung abwarten → Darstellung kontrollieren → anschließend aktiv verwenden.

4. So sollte ein guter Produkt- oder Dienstleistungseintrag aussehen

Die technische Einrichtung ist nur der erste Schritt. Der Kunde muss anschließend verstehen, was angeboten wird.

Beispiel für eine Dienstleistung

Wenig hilfreich:

„Paket B“

Verständlicher:

„Website-Erstcheck für Unternehmen“

Eine kurze Beschreibung könnte anschließend erklären, für wen der Check gedacht ist, welche Bereiche betrachtet werden und wohin der Kunde für ausführlichere Informationen gelangt.

Der Katalogeintrag muss dabei keine vollständige Landingpage ersetzen.

Seine Aufgabe ist, im richtigen Moment genügend Orientierung für den nächsten Schritt zu geben.

5. Größere Kataloge mit Collections übersichtlich organisieren

Sobald mehr als wenige Angebote im Katalog stehen, sollte nicht alles ungeordnet in einer langen Liste bleiben.

WhatsApp bietet dafür Collections. Damit lassen sich vorhandene Katalogeinträge in thematische Gruppen einordnen, sodass Kunden Produkte und Dienstleistungen leichter finden können.

Ein Dienstleistungsunternehmen könnte beispielsweise folgende Collections verwenden:

• Beratung
• Einrichtung
• Wartung und Service
• Pakete
• Aktuelle Angebote

Ein Händler könnte beispielsweise nach Produktgruppen, Einsatzbereichen oder saisonalen Angeboten strukturieren.

Collection erstellen

1. Zunächst die benötigten Produkte oder Dienstleistungen im Katalog anlegen.
2. Im Katalog den Bereich Collections öffnen.
3. Eine neue Collection erstellen.
4. Einen verständlichen Namen vergeben.
5. Die passenden Katalogeinträge auswählen.
6. Collection speichern.
7. Nach der Prüfung kontrollieren, ob sie für Kunden sichtbar ist.

WhatsApp ermöglicht außerdem, die Reihenfolge der Collections zu verändern. Dadurch können besonders relevante Kategorien weiter oben angezeigt werden.

WhatsApp: Collections im Katalog erstellen und verwalten

6. So wird der Katalog im echten Kundengespräch genutzt

Der größte praktische Nutzen entsteht nicht dadurch, dass der Katalog irgendwo im Unternehmensprofil existiert.

Er entsteht, wenn Mitarbeiter ihn aktiv im Kundengespräch einsetzen.

Beispiel:

Ein Interessent schreibt:

„Bieten Sie auch eine regelmäßige Wartung an?“

Statt die komplette Leistung erneut einzutippen, kann der Mitarbeiter den passenden Katalogeintrag direkt im Chat senden.

Der Kunde sieht beispielsweise:

• welche Leistung gemeint ist
• passende Bilder
• eine kurze Beschreibung
• gegebenenfalls einen Preis
• einen Link zur ausführlichen Leistungsseite

Danach kann das Gespräch direkt weitergehen:

Kunde findet Unternehmen → startet WhatsApp-Chat → stellt Frage → Mitarbeiter sendet passende Leistung → Kunde prüft Angebot → offene Frage wird geklärt → Anfrage wird qualifiziert → nächster Geschäftsschritt.

Genau deshalb sollte ein Katalog nicht nur vom Marketing gepflegt werden. Die Mitarbeiter, die tatsächlich Kundenanfragen beantworten, sollten wissen, welche Einträge vorhanden sind und wann sie verwendet werden.

Wie WhatsApp selbst als Kundenkontakt eingerichtet und in den Anfrageprozess eingebunden werden kann, erklären wir in WhatsApp für Unternehmen: So wird aus einem Chat eine Kundenanfrage.

7. Bei Produkten kann auch der WhatsApp-Warenkorb interessant sein

Für geeignete Produktkataloge bietet WhatsApp zusätzlich eine Warenkorb-Funktion.

Kunden können Produkte aus dem Katalog auswählen, die Menge anpassen und mehrere Positionen in einem Warenkorb sammeln.

Anschließend wird die Auswahl als Nachricht an das Unternehmen geschickt.

Das ist beispielsweise praktisch, wenn ein Kunde:

• mehrere Produkte gleichzeitig anfragen möchte
• verschiedene Mengen benötigt
• eine Bestellung oder Bestellanfrage gesammelt übermitteln möchte
• Fragen zu mehreren Artikeln in einem Vorgang stellen möchte

WhatsApp: Informationen zum Einkaufswagen

Unternehmen sollten deshalb vorher definieren, was intern nach einer solchen Nachricht passiert:

Warenkorb empfangen → Verfügbarkeit prüfen → Preis und Bedingungen prüfen → Kunde bestätigen → internen Bestellprozess auslösen.

Für Dienstleistungen ist der Warenkorb dagegen nicht zwangsläufig der passende Prozess. Dort kann der Katalog stärker als Angebotsübersicht und Gesprächseinstieg dienen.

8. Katalog und einzelne Angebote gezielt teilen

Unternehmen müssen nicht darauf warten, dass ein Kunde den Katalog selbst im Unternehmensprofil entdeckt.

WhatsApp ermöglicht das Teilen einzelner Produkte oder Dienstleistungen sowie des Katalogs.

Ein einzelner Eintrag kann unter anderem:

• direkt in einem WhatsApp-Chat gesendet werden
• im WhatsApp-Status geteilt werden
• über einen automatisch erzeugten Link geteilt werden
• über E-Mail oder andere Messaging-Apps weitergegeben werden

WhatsApp: Kataloglinks teilen

Die automatisch erzeugten Links sollten nicht manuell verändert werden, weil sie dadurch möglicherweise nicht mehr funktionieren.

Wo kann ein Kataloglink zusätzlich sinnvoll sein?

Abhängig vom Geschäftsmodell beispielsweise:

• auf einer passenden Website-Seite
• in einer E-Mail nach einem Erstkontakt
• im WhatsApp-Status
• in geeigneten Social-Media-Beiträgen
• in digital versendeten Angebotsunterlagen

Dabei sollte nicht jeder Nutzer automatisch aus der eigenen Website zu WhatsApp geschickt werden.

Eine ausführliche Leistungsseite auf der Website kann für Suchmaschinen, AI Search und Kunden weiterhin wesentlich mehr Kontext liefern. Der WhatsApp-Katalog ist deshalb häufig Ergänzung und Kontaktwerkzeug, nicht Ersatz für die Unternehmenswebsite.

9. Preise, Leistungen und Verfügbarkeit müssen aktuell bleiben

Ein veralteter WhatsApp-Katalog kann mehr schaden als helfen.

Wenn ein Kunde ein Angebot öffnet und anschließend erfährt, dass Preis, Leistung oder Verfügbarkeit nicht mehr stimmen, entsteht unnötige Reibung.

Deshalb sollte intern festgelegt werden, wer den Katalog pflegt.

Vorübergehend nicht verfügbar? Nicht unbedingt löschen

WhatsApp ermöglicht es, Katalogeinträge auszublenden.

Der Eintrag bleibt im Katalog-Manager erhalten, ist für Kunden aber nicht sichtbar. Das kann beispielsweise bei saisonalen Leistungen, vorübergehend nicht verfügbaren Produkten oder während einer Überarbeitung sinnvoll sein.

Später kann der Eintrag wieder eingeblendet werden.

Praktische Regel: Wenn Preise, Sortiment oder Leistungen häufig wechseln, sollte die Aktualisierung nicht vom Zufall abhängen. Genau an diesem Punkt lohnt sich die Prüfung, ob manuelle Pflege noch sinnvoll ist.

10. Was lässt sich beim WhatsApp-Katalog automatisieren?

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine Automatisierung. Entscheidend ist, wo heute tatsächlich doppelte Arbeit oder ein Fehlerproblem entsteht.

Man kann drei Ausbaustufen unterscheiden:

1. Produkt- und Leistungsdaten nicht mehrfach pflegen

WhatsApp ermöglicht die Verbindung eines bestehenden Meta-Katalogs mit der WhatsApp Business App.

Das kann interessant werden, wenn Produkte bereits über Meta verwaltet werden und dieselben Informationen nicht zusätzlich separat in WhatsApp gepflegt werden sollen.

WhatsApp: Informationen zum Katalog

Das bedeutet allerdings nicht, dass sich jedes Warenwirtschafts-, Shop- oder ERP-System automatisch mit WhatsApp verbinden lässt.

Zuerst muss geklärt werden, wo im Unternehmen die verlässliche Quelle für Produkt- und Leistungsdaten liegt.

2. Anfrage nach einem Katalogeintrag weiterverarbeiten

Die zweite Automatisierung beginnt nicht beim Katalog selbst, sondern nach dem Kundeninteresse.

Ein möglicher Prozess kann beispielsweise so aussehen:

Kunde sieht Angebot → schreibt über WhatsApp → Produkt oder Leistung wird erkannt → notwendige Informationen werden erfasst → Anfrage wird eingeordnet → zuständiger Mitarbeiter übernimmt → Vorgang wird im passenden System dokumentiert.

Abhängig von den eingesetzten Systemen können dabei beispielsweise folgende Schritte technisch unterstützt werden:

• Anfrage einem Produkt oder einer Dienstleistung zuordnen
• notwendige Standardinformationen abfragen
• Neukundenanfrage von Serviceanfrage unterscheiden
• zuständiges Team oder Standort bestimmen
• einen CRM- oder Ticket-Vorgang anlegen
• Mitarbeiter über eine neue Anfrage informieren
• Bearbeitungsstatus nachvollziehbar machen

3. KI nur dort einsetzen, wo sie tatsächlich hilft

KI kann beispielsweise freie Kundennachrichten analysieren und dabei helfen zu erkennen, auf welches Angebot sich ein Kunde bezieht oder welche Informationen noch fehlen.

Das heißt nicht, dass eine KI selbstständig jedes Angebot erstellen, Preise festlegen oder jede Kundenfrage verbindlich beantworten sollte.

Produktdaten, Preise, Verfügbarkeit und geschäftlich relevante Entscheidungen brauchen eine verlässliche Datenquelle und geeignete Kontrollpunkte.

Was kann Kubertino dabei konkret prüfen?

Wir würden nicht mit der Frage beginnen, welche Automatisierungssoftware gekauft werden soll.

Zuerst sollte geklärt werden:

1. Wo liegen die aktuellen Produkt- oder Leistungsdaten heute?
2. Welche Informationen werden mehrfach gepflegt?
3. Wie häufig ändern sich Preise, Angebote oder Verfügbarkeit?
4. Wie kommen Kunden heute über WhatsApp zum Unternehmen?
5. Welche Informationen fragt ein Mitarbeiter anschließend immer wieder ab?
6. Wo wird eine passende Anfrage danach dokumentiert?
7. Welche Schritte können automatisiert werden und wo braucht es einen Menschen?

Erst danach lässt sich entscheiden, ob ein einfacher Katalog reicht, ein Meta-Katalog sinnvoll ist oder eine weitergehende Integration mit bestehenden Unternehmensprozessen einen echten Nutzen bringt.

11. Praxisbeispiel: Vom manuellen Katalog zum verbundenen Anfrageprozess

Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen bietet 25 verschiedene Produkte und fünf ergänzende Dienstleistungen an.

Zu Beginn werden nur die zehn am häufigsten nachgefragten Angebote in WhatsApp Business angelegt.

Sie werden in drei Collections gruppiert:

• Produkte
• Service
• Aktuelle Angebote

Ein Kunde fragt über WhatsApp nach Produkt A. Der Mitarbeiter sendet den vorhandenen Katalogeintrag. Der Kunde sieht Bilder, Beschreibung und den Link zur ausführlichen Produktseite und stellt anschließend eine konkrete Frage.

Das Unternehmen stellt nach einigen Wochen fest:

• der Katalog wird im Kundengespräch tatsächlich verwendet
• bestimmte Produkte werden besonders häufig geteilt
• Preise ändern sich regelmäßig
• dieselben Produktdaten werden bereits an anderer Stelle gepflegt
• passende WhatsApp-Anfragen werden anschließend manuell in ein anderes System übertragen

Jetzt gibt es zwei konkrete Engpässe:

1. doppelte Datenpflege

2. manuelle Übertragung der Kundenanfrage

Erst an diesem Punkt wird eine weitergehende Automatisierung wirtschaftlich interessant.

Das Ziel wäre nicht „mehr KI“, sondern beispielsweise:

Produktdaten möglichst an einer verlässlichen Stelle pflegen → WhatsApp-Angebot aktuell halten → Kundeninteresse strukturiert erfassen → passende Anfrage an den zuständigen Mitarbeiter beziehungsweise das bestehende System übergeben.

Ob und wie dieser Ablauf technisch umgesetzt werden kann, hängt von den vorhandenen Systemen, Schnittstellen, Berechtigungen und dem tatsächlichen Geschäftsprozess ab.

Das Beispiel ist fiktiv und stellt kein konkretes Kubertino-Kundenprojekt oder Leistungsversprechen dar.

12. WhatsApp-Katalog in 10 Schritten sinnvoll einführen

1. Kundenfragen ansehen: Welche Produkte oder Dienstleistungen werden immer wieder angefragt?
2. Kleine, zulässige Auswahl treffen: Die wichtigsten Angebote auswählen und ihre Zulässigkeit nach den WhatsApp- und Meta-Regeln prüfen, bevor Sie Bilder und Texte hochladen.
3. Material vorbereiten: Klare Namen, gute Bilder, kurze Beschreibungen und passende Website-Seiten festlegen.
4. Einträge erstellen: Produkte und Dienstleistungen in WhatsApp Business anlegen.
5. Prüfung abwarten: Kontrollieren, ob die Einträge freigegeben und für Kunden sichtbar sind.
6. Collections aufbauen: Größere Kataloge nach verständlichen Kundenthemen strukturieren.
7. Mitarbeiter einweisen: Zeigen, wie der passende Eintrag direkt im Kundengespräch geteilt wird.
8. Pflege definieren: Verantwortlichkeit für Preise, Bilder, Links und Verfügbarkeit festlegen.
9. Nutzung beobachten: Welche Einträge werden verwendet, welche Fragen bleiben offen und welche Angebote fehlen?
10. Automatisierung erst danach prüfen: Doppelte Datenpflege, wiederkehrende Arbeit und manuelle Übergaben identifizieren.

Damit beginnt das Projekt nicht mit Technik, sondern mit einer konkreten Kunden- und Geschäftsfrage.

Wenn Ihr WhatsApp-Katalog, Ihre Website, Produktdaten und Kundenanfragen heute getrennt voneinander gepflegt werden, kann Kubertino den bestehenden Ablauf analysieren: Wo liegen die verlässlichen Daten? Was wird mehrfach gepflegt? Welche Kundenfragen wiederholen sich? Wo muss ein Mitarbeiter übernehmen? Und welche Übergaben lassen sich sinnvoll automatisieren? Mehr dazu unter KI und Automatisierung sinnvoll einsetzen.

Der WhatsApp-Katalog kann klein beginnen und mit dem Unternehmen wachsen

Ein WhatsApp-Katalog muss kein zweiter Online-Shop werden.

Für viele Unternehmen reicht zunächst eine übersichtliche Auswahl häufig nachgefragter Produkte oder Dienstleistungen. Kunden können Angebote direkt im WhatsApp-Profil ansehen, Mitarbeiter können einzelne Einträge im Gespräch teilen und Collections helfen bei einem größeren Angebot, die Übersicht zu behalten.

Bei produktorientierten Unternehmen kann zusätzlich der Warenkorb den Einstieg in eine Bestellung oder Sammelanfrage erleichtern.

Der sinnvolle Aufbau lautet deshalb:

Angebote auswählen → verständlich darstellen → mit Collections ordnen → im Kundengespräch verwenden → aktuell halten → Nutzung beobachten → erst bei einem echten Engpass integrieren oder automatisieren.

So wird aus einer wenig bekannten WhatsApp-Funktion ein praktischer Bestandteil des Kundenwegs – ohne unnötig früh eine komplizierte technische Lösung aufzubauen.