B2B-Shop zeigt falsche Kundenpreise: Ursachen zwischen ERP und Onlineshop finden

1. Warum werden falsche Kundenpreise zum Vertriebsproblem?

Im B2B-Handel gelten häufig unterschiedliche Konditionen für verschiedene Kunden. Ein langjähriger Fachhändler erhält möglicherweise andere Einkaufspreise als ein neuer Geschäftskunde. Zusätzlich können Mengenstaffeln, Aktionspreise oder individuelle Vereinbarungen gelten.

Diese Unterschiede sind für den Vertrieb normal. Im Onlineshop müssen sie jedoch zuverlässig dem richtigen Kunden zugeordnet werden.

Stimmt der angezeigte Preis nicht, entstehen mehrere Probleme:

• Geschäftskunden brechen Bestellungen ab oder fragen telefonisch nach.
• Der Vertrieb muss bereits vereinbarte Konditionen erneut prüfen.
• Bestellungen werden manuell korrigiert.
• Rechnungen oder Auftragsbestätigungen können vom erwarteten Preis abweichen.
• Mitarbeiter wissen nicht, ob ERP oder Shop den richtigen Stand enthält.

Besonders problematisch ist es, wenn der Fehler nicht alle Kunden betrifft. Der Shop funktioniert scheinbar normal, während einzelne Händler regelmäßig falsche Preise sehen.

Eine allgemeine technische Verfügbarkeitsprüfung erkennt solche fachlichen Fehler nicht unbedingt.

2. Wie entstehen kundenspezifische Preise im B2B-Shop?

Ein B2B-Shop kann Preise auf unterschiedliche Weise erhalten. Welche Lösung eingesetzt wird, hängt von der vorhandenen Software ab.

Bei manchen Systemen werden Preislisten aus dem ERP regelmäßig in den Shop übertragen. Andere Anwendungen fragen Preise bei Bedarf über eine Schnittstelle ab. Wieder andere berechnen bestimmte Konditionen direkt anhand von Shop-Regeln.

Für die Preisermittlung können mehrere Informationen zusammenwirken:

• Kundennummer oder zugeordnete Kundengruppe
• Artikelnummer und Produktvariante
• Vereinbarte Preis- oder Rabattliste
• Bestellmenge und Mengenstaffel
• Gültigkeitszeitraum einer Kondition
• Währung und gegebenenfalls steuerliche Darstellung

Ein Beispiel: Zwei Händler bestellen denselben Artikel. Der erste erhält einen individuellen Vertragspreis. Beim zweiten gilt der reguläre Fachhändlerpreis mit einer Mengenstaffel.

Der Shop muss erkennen, welcher Kunde angemeldet ist und welche Konditionen für die konkrete Bestellung gelten.

Die technische Herausforderung besteht nicht nur darin, einen Preis zu übertragen. Es muss der richtige Preis für den richtigen Kunden, Artikel und Zeitpunkt sein.

3. Wo können falsche Kundenpreise entstehen?

Wenn ERP und Onlineshop unterschiedliche Beträge anzeigen, muss der Fehler nicht zwangsläufig in der Schnittstelle liegen.

Auch die Zuordnung des Kunden oder die Berechnung innerhalb des Shops kann betroffen sein.

Die einzelnen Fehlerquellen können sich gegenseitig beeinflussen.

Ein korrekt übertragener ERP-Preis hilft beispielsweise nicht, wenn das Shop-Konto mit der falschen Kundennummer verbunden ist.

Umgekehrt kann eine korrekte Kundenzuordnung bestehen, während eine veraltete Preisliste verwendet wird.

4. Praxisbeispiel: Ein Baustoff-Großhändler verliert Bestellungen an manuelle Rückfragen

Angenommen, ein deutscher Großhändler verkauft Werkzeuge und Baumaterialien an Handwerksbetriebe und Fachhändler.

Die gewerblichen Kunden können sich im Shop anmelden und ihre vereinbarten Preise einsehen.

Ein langjähriger Händler meldet sich beim Vertrieb: Für einen regelmäßig bestellten Artikel wird ein höherer Preis angezeigt als im zuletzt bestätigten Angebot.

Die erste Prüfung

Der Vertriebsmitarbeiter öffnet den Kunden im ERP. Dort ist der vereinbarte Preis korrekt hinterlegt.

Auch die Artikelnummer und der Gültigkeitszeitraum stimmen.

Bei der technischen Untersuchung stellt sich heraus, dass der Shop für diesen Kunden noch eine ältere Preislistenzuordnung verwendet.

Die eigentlichen Artikelpreise wurden aktualisiert. Die Änderung der Kundenkondition wurde jedoch nicht korrekt übernommen.

Warum eine manuelle Preiskorrektur nicht genügt

Der Vertrieb könnte den betroffenen Auftrag telefonisch annehmen und den Preis manuell anpassen.

Damit wäre die einzelne Bestellung bearbeitet, aber die Ursache nicht beseitigt.

Beim nächsten Einkauf würde derselbe Kunde möglicherweise erneut den falschen Betrag sehen.

Die technische Aufgabe lautet deshalb:

• Die verbindliche Preislistenzuordnung im ERP bestätigen.
• Die Übertragung dieser Zuordnung zum Shop untersuchen.
• Den betroffenen Datenabgleich korrigieren.
• Die Preisermittlung mit dem Kundenkonto erneut prüfen.

Was ist das gewünschte Ergebnis?

Der Händler meldet sich erneut im Shop an und sieht für den betreffenden Artikel die bestätigte Kondition.

Beim Hinzufügen zum Warenkorb und im weiteren Bestellprozess bleibt die vereinbarte Preislogik erhalten.

Zusätzlich werden andere Kundengruppen getestet. Eine Korrektur für einen Händler darf nicht versehentlich die Preise aller übrigen Kunden verändern.

Der Erfolg besteht damit nicht nur in einem korrigierten Zahlenwert. Der Kunde kann wieder selbstständig zu den für ihn vorgesehenen Konditionen bestellen.

5. Wie lässt sich ein Preisfehler systematisch eingrenzen?

Für eine technische Untersuchung sollten Unternehmen zunächst einen konkreten betroffenen Geschäftsfall auswählen.

Ein vollständiger Neuaufbau des Shops ist dafür normalerweise nicht der erste Schritt.

1. Betroffenen Kunden bestimmen: Welches Kundenkonto zeigt den falschen Preis?
2. Artikel und Menge festhalten: Bei welcher Artikelnummer und Bestellmenge tritt der Fehler auf?
3. Verbindlichen Preis bestätigen: Welche freigegebene Vereinbarung oder ERP-Kondition gilt tatsächlich?
4. Shop-Zuordnung kontrollieren: Ist das Konto mit dem richtigen Kunden und der richtigen Preisgruppe verbunden?
5. Datenübertragung untersuchen: Wurde die relevante Änderung übertragen und erfolgreich verarbeitet?
6. Preisberechnung prüfen: Welche Regeln werden auf Produktseite, im Warenkorb und beim Checkout angewendet?
7. Vergleichstest durchführen: Funktioniert derselbe Artikel bei weiteren definierten Kundenkonstellationen korrekt?

Für die Untersuchung sind beispielsweise die betroffene Kundenkennung, Artikelnummer, ein Zeitpunkt und die erwartete Kondition hilfreich.

Passwörter oder andere Zugangsdaten sollten nicht ungeschützt mit einer ersten Fehlermeldung versendet werden.

Wichtig ist außerdem, zwischen einer fehlerhaften Anzeige und einer fehlerhaften Auftragsübernahme zu unterscheiden.

Ein Shop kann auf der Produktseite einen falschen Preis zeigen, während beim Checkout eine andere Berechnung erfolgt. Es kann aber auch passieren, dass ein falscher Betrag bereits in die Bestellung übernommen wurde.

Beide Situationen benötigen unterschiedliche Prüfungen.

6. Wann reicht eine Schnittstellenkorrektur aus?

Ob eine gezielte Änderung genügt, hängt von der Ursache und dem Aufbau des bestehenden Systems ab.

Wenn beispielsweise eine bestimmte Preislistenzuordnung nicht übertragen wird, kann eine Anpassung des betroffenen Datenabgleichs ausreichen.

Ist dagegen die gesamte Preisberechnung auf widersprüchlichen Regeln aufgebaut, kann eine umfassendere Überarbeitung notwendig sein.

Was sollte nach der Korrektur geprüft werden?

• Ein Kunde mit individuellem Vertragspreis sieht seine freigegebene Kondition.
• Ein Kunde ohne Sonderpreis sieht den vorgesehenen Standardpreis.
• Mengenstaffeln werden entsprechend den bestätigten Regeln angewendet.
• Änderungen an Preislisten werden wie vereinbart übernommen.
• Produktseite, Warenkorb und Checkout verwenden eine konsistente Preislogik.
• Eine Bestellung wird mit den korrekten Informationen an das Zielsystem übergeben.

Bei Änderungen an produktiven Shop-Systemen sollte außerdem geklärt werden, wie die neue Funktion getestet und bei Problemen kontrolliert zurückgenommen werden kann.

Bereits erfasste Bestellungen dürfen nicht unbemerkt durch einen erneuten Preisabgleich verändert werden.

Für die grundsätzliche Abstimmung führender Datenquellen ist auch unser Beitrag CRM und ERP synchronisieren relevant.

7. Wie unterstützt Kubertino bei bestehenden B2B-Shops?

Wenn ein B2B-Onlineshop falsche Preise anzeigt, muss nicht automatisch eine neue Shop-Plattform eingeführt werden.

Häufig ist es sinnvoller, zunächst die vorhandene Anwendung, die Preisregeln und die Verbindung zum ERP zu untersuchen.

Kubertino unterstützt Unternehmen bei konkreten Entwicklungs- und Fehlerbehebungsaufgaben an bestehenden PHP-Anwendungen und Onlineshops.

Für einen solchen Auftrag kann zunächst geklärt werden:

• Welcher Shop und welches ERP sind betroffen?
• Welche Preisermittlung ist vorgesehen?
• Bei welchen Kunden und Artikeln tritt die Abweichung auf?
• Welche bestehenden Schnittstellen oder Erweiterungen sind beteiligt?
• Welche Funktionen müssen nach der Änderung nachweislich korrekt arbeiten?

Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob eine begrenzte technische Korrektur möglich ist oder zunächst eine detailliertere Untersuchung benötigt wird.

Die Leistung PHP-Entwicklung beschreibt den Ablauf von der Aufgabenklärung über die Umsetzung bis zur Prüfung und Dokumentation.

Wenn ein bestehender Shop über individuelle Erweiterungen verfügt und der ursprüngliche Entwickler nicht mehr verfügbar ist, erläutert unser Beitrag Bestehende PHP-Software übernehmen den sinnvollen Einstieg.

Für eine erste fachliche Abstimmung sind ein konkreter Preisfehler, die erwartete Kondition und eine kurze Beschreibung der eingesetzten Systeme ein guter Ausgangspunkt.