Ein Interessent möchte einen Geschäftsprozess automatisieren oder bestehende Systeme verbinden. Auf Ihrer Website steht nur „Preis auf Anfrage“. Für einen festen Projektpreis fehlen tatsächlich noch Informationen. Der Kunde sollte trotzdem vor dem Gespräch verstehen können, welche Angaben Sie benötigen, was den Aufwand verändert und wie daraus ein konkretes Angebot entsteht.
Ob Festpreis, Einstiegspreis oder Spanne grundsätzlich zur Leistung passt, behandeln wir im allgemeinen Ratgeber zu Preisen auf B2B-Websites. Hier geht es gezielt um die Informationen, die bei einem individuellen Website-, Schnittstellen- oder Automatisierungsprojekt vor der Kalkulation helfen.
1. Was möchte der Kunde vor der Preisanfrage wissen?
Ein potenzieller Kunde kennt seine Aufgabe meist besser als die dafür notwendige Technik. Er weiß beispielsweise, dass sein Team Anfragen doppelt erfasst. Ob eine vorhandene CRM-Funktion reicht oder eine zusätzliche Verbindung benötigt wird, kann er noch nicht beurteilen.
Bevor er Kontakt aufnimmt, möchte er deshalb nicht nur einen Betrag sehen. Er möchte die Zusammenarbeit einordnen können:
- Bearbeitet der Anbieter eine Aufgabe wie unsere?
- Kann zunächst ein einzelner Ablauf verbessert werden?
- Welche Informationen sollen wir für das erste Gespräch bereithalten?
- Was muss der Anbieter anschließend selbst prüfen?
- Entstehen schon für eine erste Analyse Kosten, und wie werden diese vereinbart?
- Wann erhalten wir einen definierten Leistungsumfang und einen Preis?
Eine Website sollte diese Fragen mit dem tatsächlichen Vertriebsprozess verbinden. Ein umfangreicher technischer Fragebogen ist dafür nicht automatisch die beste Lösung.
2. Wie wird aus „Preis auf Anfrage“ ein verständlicher Ablauf?
Die Information „Wir kalkulieren individuell“ erklärt noch nicht, was nach einer Anfrage passiert. Hilfreicher ist ein kurzer, nachvollziehbarer Weg:
- Aufgabe beschreiben: Der Interessent nennt die heutige Situation und das gewünschte Ergebnis.
- Vorhandene Grundlage klären: Gemeinsam werden Systeme, Daten und offene Fragen eingegrenzt.
- Prüfbedarf vereinbaren: Ist eine zusätzliche technische Analyse erforderlich, werden deren Umfang und mögliche Kosten vorab geklärt.
- Leistung und Preis festlegen: Das Angebot beschreibt die vereinbarten Arbeiten, das Ergebnis und relevante Voraussetzungen.
Beschreiben Sie nur den Ablauf, den Ihr Unternehmen tatsächlich anbietet. Eine kostenlose Prüfung, feste Reaktionszeit oder bestimmte Angebotsfrist sollte nicht beiläufig entstehen, nur weil sie in einem Text überzeugend klingt.
3. Welche Projektangaben beeinflussen die Kalkulation?
Eine brauchbare Anfrage muss nicht jedes technische Detail enthalten. Sie sollte zunächst erkennen lassen, welcher Prozess verbessert werden soll und welche vorhandene Grundlage betroffen ist.
| Angabe | Beispiel für die Beschreibung | Warum sie für den Aufwand wichtig ist |
|---|---|---|
| Gewünschtes Ergebnis | Eine Website-Anfrage soll im CRM mit Nachricht und zuständiger Person ankommen. | Grenzt das überprüfbare Ergebnis von zusätzlichen Wünschen ab. |
| Vorhandene Systeme | Website, Formular, Postfach und eingesetztes CRM benennen. | Zeigt, welche vorhandenen Funktionen und Verbindungen geprüft werden müssen. |
| Daten und Zuordnung | Welche Angaben kommen an, und woran wird ein vorhandener Kontakt erkannt? | Beeinflusst Feldzuordnung, Dublettenregeln und nötige Datenvorbereitung. |
| Varianten und Ausnahmen | Eine vollständige Anfrage, ein unbekannter Kunde und ein unklarer Zuständigkeitsfall. | Unterschiedliche Fälle benötigen passende Entscheidungen und Tests. |
| Umfang | Ein Formular und ein Team oder mehrere Eingänge und Abteilungen? | Verändert Anzahl der Übergaben, Rollen und zu prüfenden Abläufe. |
| Abnahme und Betrieb | Wer prüft das Ergebnis, und wer bearbeitet später Fehlermeldungen? | Macht Test, Übergabe und laufende Verantwortlichkeit kalkulierbar. |
Fehlende API-Dokumentation oder unbekannte Datenqualität ist kein Grund, eine Anfrage zurückzuhalten. Der Interessent sollte diese Lücke benennen können; die technische Prüfung bleibt Aufgabe der dafür zuständigen Fachleute.
4. Was lässt sich schon vor der technischen Prüfung sagen?
Trennen Sie auf der Website drei Ebenen:
- Öffentliche Orientierung: Welche Aufgaben bearbeiten Sie, welche Faktoren verändern den Aufwand und wie läuft die Kalkulation ab?
- Erste Einordnung: Nach einer Anfrage lässt sich klären, ob Aufgabe und Angebot grundsätzlich zusammenpassen und welche Fragen noch offen sind.
- Konkretes Angebot: Der vereinbarte Umfang, notwendige Voraussetzungen und der Preis werden auf der dafür ausreichenden Grundlage festgelegt.
Eine belastbare Preisspanne kann zusätzlich helfen, wenn vergleichbare Leistungen tatsächlich in diesem Bereich angeboten werden. Ist die Spanne ohne weitere Angaben praktisch beliebig, erklärt sie dem Kunden wenig. Dann ist der Weg zur Kalkulation die nützlichere Information.
Auch ein klar begrenzter Einstieg ist möglich. Wenn dessen Umfang und Preis feststehen, kann er separat beschrieben werden. Daraus sollte aber nicht der Eindruck entstehen, die gesamte spätere Umsetzung sei zu diesem Einstiegspreis enthalten.
5. Beispiel: Eine Anfrage soll automatisch ins CRM gelangen
Ein Unternehmen möchte Website-Anfragen nicht mehr manuell in sein CRM übertragen. Die Beschreibung „Formular mit CRM verbinden“ kann sehr unterschiedliche Arbeiten meinen.
In einer ersten Variante übernimmt eine vorhandene Verbindung bereits Kontakt und Nachricht. Es fehlt lediglich eine passende Feldzuordnung. In einer anderen Variante müssen mehrere Formulare, bestehende Kontakte, unterschiedliche Zuständigkeiten und unklare Eingänge berücksichtigt werden.
Ein sinnvoller Projektzuschnitt könnte so beschrieben werden:
- Ein benanntes Formular ist der erste Eingang.
- Kontakt, Nachricht und Quelle werden in die vorgesehenen CRM-Felder übernommen.
- Eine festgelegte Regel behandelt bereits vorhandene Kontakte.
- Unklare Zuordnungen werden an einen zuständigen Mitarbeiter übergeben.
- Der Ablauf wird mit vereinbarten normalen und fehlerhaften Eingängen geprüft.
Jetzt lässt sich konkreter besprechen, welche vorhandenen Funktionen genügen und welche Arbeiten zusätzlich erforderlich sind. Der Preis ergibt sich aus dem tatsächlichen Umfang, nicht allein aus der Bezeichnung „CRM-Integration“.
6. Welche Angaben gehören auf Website und Kontaktweg?
Auf der Leistungsseite gehören Ergebnis, typische Ausgangssituation, wesentliche Preisfaktoren und der Ablauf bis zum Angebot zusammen. Der Interessent sollte nicht erst nach dem Absenden erfahren, dass für sein Anliegen ein ganz anderer Leistungsumfang erforderlich ist.
Für den ersten Kontakt kann eine kurze Beschreibung der Aufgabe genügen. Weitere Informationen lassen sich anschließend gezielt erfragen. Nutzen Sie dafür eine überschaubare Vorbereitungshilfe statt einer langen Liste verpflichtender Technikfelder:
- Was wird heute manuell gemacht oder funktioniert nicht zuverlässig?
- Welches Ergebnis soll nach der Verbesserung erreicht werden?
- Welche Systeme sind nach heutigem Kenntnisstand beteiligt?
- Welche Besonderheit oder Frist ist für die Planung wichtig?
Zugangsdaten, vollständige Kundendatensätze und vertrauliche Unterlagen gehören nicht in eine öffentliche Projektbeschreibung. Einen geeigneten Übergabeweg klären Sie separat, wenn diese Informationen für die Prüfung notwendig werden.
7. Wie werden Umfang, Abnahme und Änderungen klar?
Ein Preis ist nur zusammen mit der zugehörigen Leistung verständlich. Klären Sie vor der Beauftragung deshalb nicht nur, was umgesetzt wird, sondern auch, woran beide Seiten das Ergebnis prüfen.
Bei einer Schnittstelle kann das beispielsweise bedeuten: Ein vollständiger Eingang erscheint im richtigen Zielsystem, ein wiederholter Eingang erzeugt keinen unerwünschten zweiten Vorgang und ein unklarer Fall erreicht die zuständige Person. Welche Kriterien erforderlich sind, ergibt sich aus dem vereinbarten Prozess.
Benennen Sie außerdem, welche Arbeiten zum Umfang gehören und welche später gesondert vereinbart werden: zusätzliche Formulare, weitere Systeme, Datenbereinigung, neue Geschäftsregeln oder laufende Betreuung. So wird aus einer Preisangabe eine verständliche Entscheidungsgrundlage.
8. Checkliste für eine hilfreiche Projektanfrage
- Aufgabe: Ist die heutige Situation konkret beschrieben?
- Ergebnis: Können Kunde und Anbieter erkennen, was nach der Umsetzung besser funktionieren soll?
- Grundlage: Sind die bekannten Systeme und Informationslücken benannt?
- Abgrenzung: Ist ein erster sinnvoller Umfang von möglichen Erweiterungen getrennt?
- Prüfung: Ist klar, was vor einem konkreten Angebot noch untersucht werden muss?
- Kostenklärung: Werden gegebenenfalls kostenpflichtige Vorarbeiten vorab vereinbart?
- Abnahme: Gibt es nachvollziehbare Kriterien für das vereinbarte Ergebnis?
- Nächster Schritt: Weiß der Interessent, welche Angaben für den ersten Kontakt ausreichen?
Nicht jeden Preis veröffentlichen, aber den Weg dorthin erklären
Bei individuellen B2B-Projekten kann ein fester Preis erst nach ausreichender Klärung sinnvoll sein. Die Website muss deshalb nicht bei „Preis auf Anfrage“ stehen bleiben. Sie kann die Aufgabe verständlich eingrenzen, wichtige Preisfaktoren erklären und zeigen, welche Informationen für ein konkretes Angebot benötigt werden.
Wenn eine wichtige B2B-Leistung auf Ihrer Website noch zu allgemein beschrieben ist, kann Kubertino die bestehende Seite gezielt überarbeiten: Leistungsumfang, Entscheidungsinformationen, Preisorientierung, CTA und Anfrageweg werden dabei als zusammenhängender Kundenweg betrachtet.