Ein Unternehmen verkauft ein besonderes Produkt und erhält vom Lieferanten plötzlich mehrere Unterlagen: Sicherheitsdatenblatt, Konformitätserklärung, technische Dokumentation, Kennzeichnung und Warnhinweise. Was davon gehört auf die Website? Was muss am Produkt stehen? Was wird dem Kunden bereitgestellt – und was bleibt lediglich für Behörden oder interne Nachweise verfügbar? Genau diese Ebenen werden in der Praxis häufig miteinander vermischt. Dabei erfüllen sie unterschiedliche rechtliche und technische Funktionen.
Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung, keine individuelle Rechtsberatung. Die Anforderungen müssen für das konkrete Produkt und die jeweilige Rolle in der Lieferkette fachlich geprüft werden.
1. Welche Arten von Produktinformationen gibt es?
Bei einem regulierten oder technisch anspruchsvolleren Produkt können mehrere Informationsarten gleichzeitig existieren.
Sie sollten nicht automatisch gleich behandelt werden.
| Ebene | Typische Funktion |
|---|---|
| Online-Angebot | Informationen, die der Kunde bereits vor beziehungsweise beim Fernabsatz sehen muss |
| Produktkennzeichnung | Identifikation, Herstellerangaben, Sicherheits- oder Konformitätskennzeichen am Produkt oder an der Verpackung |
| Begleitunterlagen | Anleitungen, Sicherheitsinformationen oder andere Dokumente, die mit dem Produkt bereitgestellt werden |
| Sicherheitsdatenblatt | Informationen zu Eigenschaften, Gefahren und sicherem Umgang mit bestimmten Stoffen und Gemischen |
| Konformitätsunterlagen | Nachweis, dass bestimmte harmonisierte Produktanforderungen eingehalten werden |
| Technische Dokumentation | Nachweisunterlagen über Konstruktion, Prüfung, Risiken und Konformität |
| Vertragsinformation | Informationen zu Preis, Lieferung, Gewährleistung oder anderen Vertragsbedingungen |
Ein Unternehmen kann daher sämtliche erforderlichen Unterlagen besitzen und trotzdem einen unvollständigen Online-Shop betreiben.
Ebenso kann ein Shop viele Informationen zeigen, obwohl wesentliche Produktkennzeichnungen oder technische Nachweise fehlen.
Compliance muss über den gesamten Produkt- und Verkaufsprozess betrachtet werden.
2. Welche Produktangaben können direkt ins Online-Angebot gehören?
Beim Fernabsatz können produktsicherheitsrechtliche Anforderungen unmittelbar die Darstellung eines Artikels im Online-Shop betreffen.
Artikel 19 der EU-Produktsicherheitsverordnung (GPSR) sieht für die von ihr erfassten Fernabsatzangebote eindeutig und gut sichtbar bestimmte Informationen vor.
Die GPSR betrifft Produkte für Verbraucher sowie Produkte, die voraussichtlich auch von Verbrauchern genutzt werden, selbst wenn sie nicht für diese bestimmt sind. Ein B2B-Vertrieb schließt ihre Anwendung daher nicht automatisch aus. Bei ausschließlich professionell verwendeten Produkten und bei speziellen EU-Produktvorschriften muss der konkrete Anwendungsbereich gesondert geprüft werden; die GPSR ist keine pauschale Vorschrift für jedes Industrieprodukt.
Dazu gehören grundsätzlich:
- Name beziehungsweise eingetragener Handelsname oder Marke des Herstellers,
- Postanschrift und E-Mail-Adresse des Herstellers,
- bei einem Hersteller außerhalb der EU unter den vorgesehenen Voraussetzungen Angaben zur verantwortlichen Person in der EU,
- Informationen zur Identifikation des Produkts einschließlich Produktabbildung, Produktart und sonstiger Produktidentifikatoren,
- gegebenenfalls erforderliche Warnhinweise oder Sicherheitsinformationen.
Welche produktspezifischen Anforderungen zusätzlich gelten, hängt vom jeweiligen Produkt ab.
Der Produktkarton im Lager reicht nicht automatisch
Eine Information kann korrekt auf einer Verpackung vorhanden sein und trotzdem zusätzlich für das Online-Angebot relevant sein.
Genau deshalb sollte ein Shop nicht ausschließlich die Marketingdaten eines Lieferanten übernehmen.
Produktdaten benötigen auch eine Compliance-Perspektive.
Warnhinweise nicht erst nach dem Kauf sichtbar machen
Wenn ein anwendbares Produktrecht verlangt, dass bestimmte Warn- oder Sicherheitsinformationen beim Online-Angebot bereitgestellt werden, reicht es nicht aus, diese Informationen ausschließlich der später gelieferten Verpackung beizulegen.
Die konkreten Anforderungen müssen für die jeweilige Produktgruppe geprüft werden.
Die Anforderungen für Fernabsatzangebote sind in Artikel 19 der EU-Produktsicherheitsverordnung geregelt.
3. Was muss am Produkt oder an der Verpackung stehen?
Online-Angaben ersetzen keine vorgeschriebene physische Kennzeichnung.
Je nach Produktrecht können beispielsweise relevant sein:
- Produktidentifikation,
- Herstellerinformationen,
- Importeurinformationen,
- Chargen- oder Seriennummer,
- Gefahrenkennzeichnung,
- Konformitätskennzeichnung,
- Sicherheitshinweise,
- Gebrauchsanleitung.
Welche Elemente tatsächlich vorgeschrieben sind, ergibt sich aus den Regelungen für die konkrete Produktgruppe.
Nicht jedes Produkt braucht dieselben Kennzeichnungen
Ein chemisches Gemisch hat andere Anforderungen als ein Elektrogerät, ein Bauprodukt oder eine Gasflasche.
Deshalb ist eine allgemeine Checkliste „Diese fünf Symbole gehören auf jedes Produkt“ ungeeignet.
Die Produktklassifizierung steht am Anfang der Prüfung.
4. Wann wird ein Sicherheitsdatenblatt relevant?
Das Sicherheitsdatenblatt, häufig mit SDB oder englisch SDS bezeichnet, gehört insbesondere in den Bereich des Chemikalienrechts.
Nach REACH werden Sicherheitsdatenblätter beispielsweise für bestimmte als gefährlich eingestufte Stoffe oder Gemische sowie in weiteren vorgesehenen Fällen relevant.
Ein Sicherheitsdatenblatt enthält unter anderem Informationen über:
- Eigenschaften des Stoffes oder Gemisches,
- Gefahren,
- sicheren Umgang,
- Lagerung,
- Erste-Hilfe-Maßnahmen,
- Brandbekämpfung,
- Expositionskontrolle,
- Entsorgung und Transport.
Ein Sicherheitsdatenblatt ist keine allgemeine Produktbroschüre
Es erfüllt einen bestimmten regulatorischen Zweck.
Deshalb sollte es nicht mit Bedienungsanleitung, technischem Datenblatt oder Produktbeschreibung verwechselt werden.
Muss das Sicherheitsdatenblatt auf die Website?
Nicht automatisch.
REACH regelt insbesondere, wann ein Sicherheitsdatenblatt einem Abnehmer beziehungsweise nachgeschalteten Anwender zur Verfügung gestellt werden muss.
Bei einem Verkauf an die breite Öffentlichkeit bestehen wiederum besondere Regeln; ein SDB muss dort nicht allein deshalb automatisch jedem Verbraucher mitgegeben werden, sofern die vorgesehenen Informationen anderweitig ausreichend bereitgestellt werden und keine der weiteren Voraussetzungen greift.
Unternehmen sollten deshalb sauber unterscheiden:
- Wer ist der Empfänger?
- Welcher Stoff oder welches Gemisch wird geliefert?
- Wie ist das Produkt eingestuft?
- Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung?
- Wie wird die aktuelle Fassung zuverlässig zur Verfügung gestellt?
Die Europäische Chemikalienagentur erläutert die Anforderungen an Sicherheitsdatenblätter nach REACH.
5. Wann braucht ein Produkt CE und Konformitätsunterlagen?
Die CE-Kennzeichnung ist kein allgemeines Qualitätssiegel für alle Produkte.
Sie darf beziehungsweise muss nur dort verwendet werden, wo harmonisierte EU-Rechtsvorschriften für die betreffende Produktgruppe eine CE-Kennzeichnung vorsehen.
Zu Produktgruppen mit entsprechenden Regelungen gehören beispielsweise bestimmte:
- Maschinen,
- elektrische und elektronische Geräte,
- persönliche Schutzausrüstungen,
- Druckgeräte,
- Gasverbrauchseinrichtungen,
- Medizinprodukte,
- Messgeräte.
Vor CE steht die Konformitätsprüfung
Je nach Produktrecht muss der Hersteller insbesondere:
- die anwendbaren gesetzlichen Anforderungen bestimmen,
- das erforderliche Konformitätsbewertungsverfahren durchführen,
- gegebenenfalls eine benannte Stelle einbeziehen,
- technische Dokumentation erstellen,
- die nach dem jeweiligen Produktrecht erforderliche Konformitätserklärung erstellen,
- erst anschließend die vorgeschriebene CE-Kennzeichnung anbringen.
Es gibt also nicht einfach ein allgemeines „CE-Zertifikat“, das ein Händler für jedes Produkt bestellen kann.
CE nicht auf Verdacht verwenden
Wenn für eine Produktgruppe keine EU-Vorschrift eine CE-Kennzeichnung verlangt, darf CE nicht einfach als freiwilliges Vertrauenszeichen verwendet werden.
Die Europäische Kommission erläutert dieses Prinzip in ihren offiziellen Informationen zur CE-Kennzeichnung.
6. Was ist bei Gasflaschen und Druckbehältern besonders?
Gasprodukte zeigen besonders gut, warum Produktrecht nicht mit einer einzigen Dokumentenliste gelöst werden kann.
Bei einem Gasprodukt können gleichzeitig mehrere Ebenen relevant sein:
- Eigenschaften und Einstufung des enthaltenen Gases,
- CLP-Kennzeichnung eines gefährlichen Stoffes oder Gemisches,
- Sicherheitsdatenblatt nach REACH, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind,
- Anforderungen an den Druckbehälter,
- Transportvorschriften,
- produkt- beziehungsweise behälterspezifische Konformitätskennzeichnungen,
- Informationen im Online-Angebot.
Gasinhalt und Gasflasche sind rechtlich nicht dasselbe
Ein häufiger Denkfehler wäre:
„Wir haben ein Sicherheitsdatenblatt für das Gas – damit ist die Gasflasche vollständig dokumentiert.“
Das Sicherheitsdatenblatt beschreibt chemikalienrechtlich den Stoff beziehungsweise das Gemisch.
Der Druckbehälter kann daneben eigenen technischen und transportrechtlichen Anforderungen unterliegen.
CLP-Kennzeichnung
Für gefährliche Stoffe und Gemische schreibt die CLP-Verordnung bestimmte Kennzeichnungselemente vor.
Dazu können je nach Einstufung gehören:
- Produktidentifikator,
- Lieferanteninformationen,
- Gefahrenpiktogramme,
- Signalwort,
- Gefahrenhinweise,
- Sicherheitshinweise.
Das bekannte Piktogramm mit der Gasflasche steht beispielsweise für „Gas unter Druck“. Die konkrete Einstufung und Kennzeichnung muss jedoch für das tatsächliche Produkt bestimmt werden.
Ortsbewegliche Druckgeräte
Bestimmte Gasflaschen können zugleich als ortsbewegliche Druckgeräte unter die entsprechenden europäischen und deutschen Vorschriften fallen.
Dort existiert unter anderem die Pi-Kennzeichnung.
Sie ist nicht mit der CE-Kennzeichnung gleichzusetzen.
§ 13 der Ortsbewegliche-Druckgeräte-Verordnung enthält eigene Vorschriften zur Pi-Kennzeichnung; die zugrunde liegende EU-Richtlinie erfasst unter anderem bestimmte Druckgefäße für den Transport von Gasen.
7. Muss technische Dokumentation öffentlich auf der Website stehen?
In vielen Fällen: nein.
Technische Dokumentation dient insbesondere dazu, nachzuweisen, dass ein Produkt die anwendbaren Anforderungen erfüllt.
Sie kann beispielsweise enthalten:
- Produktbeschreibung,
- Konstruktion und Zeichnungen,
- verwendete Standards,
- Risikobeurteilung,
- Prüfberichte,
- Berechnungen,
- Informationen zur Fertigung,
- weitere Nachweise der Konformität.
Je nach Produktrecht muss diese Dokumentation für einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt und den Marktüberwachungsbehörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden.
Nicht alles gehört in den Downloadbereich
Aus der Pflicht, technische Dokumentation zu erstellen und aufzubewahren, folgt nicht automatisch eine Pflicht, das vollständige technische Dossier öffentlich auf der Website bereitzustellen.
Ein Teil der Dokumentation kann außerdem vertrauliche Konstruktions- oder Geschäftsunterlagen enthalten.
Öffentliche Dokumente getrennt bestimmen
Bei einzelnen Produktgruppen kann es dagegen vorgeschrieben sein, bestimmte Erklärungen oder Informationen mitzuliefern oder öffentlich zugänglich zu machen.
Deshalb muss für das konkrete Produkt unterschieden werden zwischen:
- interner technischer Dokumentation,
- Unterlagen für Marktüberwachungsbehörden,
- Unterlagen, die das Produkt begleiten müssen,
- Unterlagen für den Kunden,
- Informationen, die im Online-Angebot stehen müssen.
Die EU erläutert die Funktion der technischen Dokumentation ausführlicher.
8. Welche Rolle spielen Hersteller, Importeur oder Händler?
Die Verpflichtungen hängen nicht nur vom Produkt ab.
Auch die Rolle des Unternehmens in der Lieferkette ist entscheidend.
Hersteller
Wer ein Produkt herstellt oder unter eigenem Namen beziehungsweise eigener Marke in Verkehr bringt, kann umfangreiche Herstellerpflichten haben.
Dazu können je nach Produktrecht unter anderem gehören:
- Konformitätsbewertung,
- technische Dokumentation,
- Kennzeichnung,
- Risikobewertung,
- Anleitungen und Sicherheitsinformationen,
- Rückverfolgbarkeit.
Importeur
Wer Produkte aus einem Drittstaat auf den EU-Markt bringt, übernimmt eigene Pflichten und muss unter anderem prüfen, ob bestimmte Herstelleranforderungen erfüllt wurden.
Händler
Auch ein Händler ist nicht automatisch von Produktpflichten befreit.
Er muss je nach anwendbarem Produktrecht beispielsweise auf vorgeschriebene Kennzeichnungen oder Begleitinformationen achten und darf erkennbare nicht konforme Produkte nicht einfach weiter vertreiben.
Eigenmarke verändert die Rolle
Besonders wichtig ist die Frage:
Unter wessen Name oder Marke wird das Produkt verkauft?
Wer Produkte herstellen lässt und unter eigener Marke vertreibt, kann rechtlich Herstellerpflichten übernehmen, obwohl die physische Produktion bei einem anderen Unternehmen stattfindet.
Deshalb sollte ein Händler nicht nur fragen:
„Welche Dokumente hat unser Lieferant geschickt?“
Sondern zuerst:
„Welche Rolle haben wir bei diesem Produkt selbst?“
9. Was muss ein Online-Shop organisatorisch können?
Bei regulierten Produkten reicht es nicht, Compliance-Dokumente in einem Ordner abzulegen.
Die benötigten Informationen müssen mit dem richtigen Artikel verbunden werden.
Produktdaten benötigen klare Quellen
Für jeden relevanten Datentyp sollte festgelegt werden:
- Woher kommt die Information?
- Welchem Produkt beziehungsweise Modell gehört sie?
- Wer prüft ihre Richtigkeit?
- Wie werden neue Versionen übernommen?
- Was passiert, wenn ein Lieferant Daten ändert?
Dokumente versionieren
Ein Sicherheitsdatenblatt oder eine Konformitätsunterlage kann aktualisiert werden.
Dann sollte nachvollziehbar sein:
- welche Fassung aktuell ist,
- seit wann sie gilt,
- welche Produkte betroffen sind,
- ob alte Downloadlinks ersetzt werden müssen.
Warnhinweise nicht als Freitext pflegen, wenn sie produktbezogen sind
Bei größeren Sortimenten ist es riskant, gesetzlich relevante Produktinformationen manuell in jede einzelne Shopseite zu kopieren.
Wenn die Informationen aus einer strukturierten Produktdatenquelle stammen können, reduziert dies unnötige Mehrfachpflege.
Automatisierung ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung der Ausgangsdaten.
10. Welche Information gehört wohin?
Die folgende Matrix verdeutlicht die Unterschiede. Sie ist keine abschließende Liste für jede Produktgruppe.
| Information | Online-Angebot | Produkt / Verpackung | Kunde / Begleitunterlage | Intern / Behörde |
|---|---|---|---|---|
| Produktidentifikation | Je nach Vorschrift relevant | Häufig relevant | Teilweise | Ja |
| Herstellerinformationen | Bei entsprechenden Fernabsatzpflichten | Je nach Produktrecht | Teilweise | Ja |
| Warnhinweise | Bei entsprechenden Online-Pflichten | Je nach Produktrecht | Je nach Produkt | Dokumentiert |
| Sicherheitsdatenblatt | Nicht automatisch | Nein, nicht als vollständiges SDB | Bei den vorgesehenen REACH-Fällen | Aktuelle Fassung vorhalten |
| CLP-Kennzeichnung | Online-Anforderungen separat prüfen | Bei entsprechend eingestuften Stoffen/Gemischen | Ergänzende Informationen möglich | Nachweise vorhalten |
| CE-Kennzeichnung | Produktspezifische Regel prüfen | Bei CE-pflichtigen Produktgruppen | Je nach Produktrecht | Konformitätsunterlagen |
| Technische Dokumentation | In der Regel nicht vollständig | Nein | Nur soweit vorgeschrieben | Typischer Hauptzweck |
| Gebrauchsanleitung | Produktspezifisch prüfen | Teilweise Hinweis | Je nach Produkt erforderlich | Version dokumentieren |
11. So prüfen Unternehmen ein besonderes Produkt
Statt sofort nach einer Dokumentvorlage zu suchen, sollte die Prüfung in einer festen Reihenfolge erfolgen.
- Produkt genau bestimmen: Was wird tatsächlich verkauft?
- Eigene Rolle bestimmen: Hersteller, Importeur, Händler oder Anbieter unter eigener Marke?
- Zielgruppe bestimmen: Verbraucher, Unternehmen oder beide?
- Vertriebsweg erfassen: Stationär, Online-Shop, Marktplatz oder anderer Fernabsatz?
- Anwendbare Produktregeln bestimmen: Allgemeine Produktsicherheit und spezielle Produktvorschriften trennen.
- Gefahrstoffe prüfen: Ist REACH/CLP relevant?
- Konformität prüfen: Ist CE, Pi oder eine andere produktspezifische Kennzeichnung vorgesehen?
- Online-Pflichten bestimmen: Welche Informationen müssen bereits im Produktangebot sichtbar sein?
- Begleitunterlagen bestimmen: Was muss mit dem Produkt geliefert oder dem Kunden bereitgestellt werden?
- Interne Dokumente bestimmen: Welche technischen Nachweise müssen aufbewahrt werden?
- Datenquelle festlegen: Wer liefert und aktualisiert jede Information?
- Nach Änderungen erneut prüfen: Produkt, Lieferant, Einstufung oder gesetzliche Anforderungen können sich ändern.
Eine Dokumentenliste pro Produktgruppe erstellen
Für Unternehmen mit mehreren besonderen Produkten kann eine strukturierte Matrix sinnvoll sein.
Beispielsweise mit folgenden Spalten:
- Artikelnummer,
- Produktgruppe,
- Hersteller,
- eigene Marktrolle,
- anwendbare Rechtsbereiche,
- erforderliche Kennzeichnung,
- erforderliche Kundendokumente,
- Website-Pflichtinformationen,
- interne Nachweise,
- Dokumentversion,
- Verantwortlicher.
Damit wird Compliance von einer Sammlung einzelner PDFs zu einem pflegbaren Produktdatenprozess.
Nicht jedes Dokument gehört auf die Website – aber jede Pflicht braucht den richtigen Ort
Bei besonderen Produkten reicht ein Standardpaket aus Impressum, Datenschutz und AGB nicht aus.
Die eigentliche Produkt-Compliance beginnt mit einer anderen Frage:
Was ist das für ein Produkt und welche Rolle hat unser Unternehmen dabei?
Erst danach lässt sich bestimmen, welche Angaben in ein Online-Angebot gehören, welche Kennzeichnungen am Produkt erforderlich sind, welche Dokumente Kunden erhalten müssen und welche Nachweise lediglich intern oder für Behörden verfügbar sein müssen.
Besonders deutlich wird das bei Gasen und Druckbehältern: Chemikalienrecht, Sicherheitsdatenblatt, Kennzeichnung, Behälteranforderungen und Online-Verkauf können unterschiedliche Pflichten auslösen.
Eine gute Compliance-Struktur besteht deshalb nicht aus möglichst vielen PDFs. Sie sorgt dafür, dass für jedes Produkt die richtige Information in der richtigen Version am richtigen Ort verfügbar ist.
Häufige Fragen zu Produktpflichten und Dokumentation
Muss ein Sicherheitsdatenblatt auf der Website veröffentlicht werden?
Nicht automatisch. Ob und wem ein Sicherheitsdatenblatt bereitgestellt werden muss, richtet sich nach den REACH-Anforderungen und der konkreten Einstufung sowie Lieferkonstellation. Eine Pflicht zur Bereitstellung bedeutet nicht zwingend eine allgemeine öffentliche Downloadpflicht auf jeder Produktseite.
Braucht jedes Produkt eine CE-Kennzeichnung?
Nein. CE ist nur für Produktgruppen vorgesehen, die unter entsprechende harmonisierte EU-Vorschriften fallen. Für andere Produkte darf CE nicht einfach als allgemeines Qualitätssiegel verwendet werden.
Was muss bei Produkten im Online-Shop angezeigt werden?
Das hängt vom Produkt und den anwendbaren Vorschriften ab. Für von der EU-Produktsicherheitsverordnung erfasste Fernabsatzangebote nennt Artikel 19 unter anderem Herstellerinformationen, Produktidentifikation und gegebenenfalls erforderliche Warn- oder Sicherheitsinformationen. Spezielle Produktvorschriften können weitere Anforderungen ergänzen.
Ist technische Dokumentation dasselbe wie eine Bedienungsanleitung?
Nein. Technische Dokumentation dient typischerweise dem Nachweis der Produktkonformität und kann beispielsweise Konstruktion, Risikobewertungen und Prüfungen enthalten. Eine Bedienungs- oder Gebrauchsanleitung richtet sich dagegen an den Anwender und erfüllt eine andere Funktion.
Braucht eine Gasflasche ein Sicherheitsdatenblatt?
Die Frage sollte getrennt betrachtet werden. Ein Sicherheitsdatenblatt bezieht sich auf den Stoff beziehungsweise das Gemisch und die entsprechenden REACH-Voraussetzungen. Die Gasflasche als Druckbehälter kann daneben eigenen technischen und transportrechtlichen Anforderungen unterliegen. Deshalb reicht die Betrachtung des Behälters allein oder des Sicherheitsdatenblatts allein nicht aus.
Was bedeutet die Pi-Kennzeichnung bei Gasflaschen?
Die Pi-Kennzeichnung gehört zum Regelwerk für bestimmte ortsbewegliche Druckgeräte. Sie ist nicht mit der CE-Kennzeichnung gleichzusetzen. Ob sie für einen konkreten Behälter relevant ist, hängt davon ab, ob das betreffende Produkt unter die entsprechenden Vorschriften für ortsbewegliche Druckgeräte fällt.
Wer ist verantwortlich, wenn wir Produkte nur weiterverkaufen?
Auch Händler können eigene Pflichten haben. Welche Verpflichtungen bestehen, hängt vom Produktrecht und der Rolle in der Lieferkette ab. Bei Import aus Drittstaaten oder beim Vertrieb unter eigener Marke können zusätzliche beziehungsweise weitergehende Pflichten entstehen.
Kann ich alle Produktunterlagen einfach vom Lieferanten übernehmen?
Lieferantenunterlagen sind eine wichtige Grundlage, ersetzen aber nicht automatisch die Prüfung der eigenen Rolle und des eigenen Vertriebswegs. Unternehmen sollten insbesondere nachvollziehen können, welchem Produkt und welcher Version ein Dokument zugeordnet ist und ob die benötigten Informationen für den eigenen Markt und Verkaufskanal vollständig sind.