Eine Anfrage kommt per Formular an. Jemand sucht den Kontakt im CRM, überträgt die Angaben und legt eine Aufgabe an. Diesen Ablauf möchten Sie automatisieren. Doch welche Plattform passt: n8n, Make oder Zapier?
Beginnen Sie mit dem Schritt, der in Ihren Anwendungen tatsächlich funktionieren muss. Ein Logo in der Integrationsübersicht sagt noch nicht, ob die Plattform einen vorhandenen Kontakt findet, Ihre eigenen Felder ändern oder einen Anhang übertragen kann. Erst wenn das geklärt ist, lassen sich Betrieb und Kosten sinnvoll vergleichen.
Mit der folgenden Auswahlhilfe kommen Sie zu einer begründeten Entscheidung – und wissen, was Sie sich vor der Beauftragung zeigen lassen sollten.
1. Legen Sie das Ergebnis eines Vorgangs fest
Beschreiben Sie einen vollständigen Ablauf in wenigen Sätzen. Für die Formularanfrage könnte das so aussehen:
Nach dem Absenden ist die Anfrage im CRM dem richtigen Kontakt zugeordnet. Der zuständige Mitarbeiter sieht die Nachricht und eine Aufgabe. Kommt derselbe Eingang erneut an, entsteht keine zweite Aufgabe.
Damit ist mehr gemeint als eine erfolgreiche Datenübertragung. Ihr Team soll anschließend weiterarbeiten können, ohne fehlende Angaben in einem anderen System zu suchen.
Notieren Sie außerdem Ihre Anwendungen, die benötigten Felder und die erwartete Zahl solcher Vorgänge. Schauen Sie zuerst nach, ob Ihr CRM den Ablauf bereits mit eigenen Funktionen abbildet. Ist das möglich, lässt sich die Aufgabe vielleicht ohne zusätzliche Plattform lösen.
Bei wenigen, sehr unterschiedlichen Vorgängen kann eine klar geregelte manuelle Bearbeitung vorerst ausreichen. Eine zusätzliche Plattform wird interessant, wenn wiederkehrende Übergaben zwischen Anwendungen Arbeit verursachen und sich die Regeln dafür verlässlich beschreiben lassen.
2. Prüfen Sie die entscheidenden Aktionen
Wählen Sie anhand des beschriebenen Ablaufs passende Kandidaten aus. Sie müssen nicht alle drei Plattformen vollständig aufbauen lassen. Beginnen Sie bei einer bereits eingesetzten Plattform, sofern sie die nötigen Aktionen unterstützt. So können vorhandenes Wissen und bestehende Betreuung weitergenutzt werden.
Für das Formularbeispiel muss sich zeigen lassen:
- Der Eingang startet den Ablauf mit allen benötigten Angaben.
- Die Suche findet den passenden CRM-Kontakt oder erkennt einen unklaren Treffer.
- Die Übertragung schreibt in die vorgesehenen Felder und erhält vorhandene Angaben, die unverändert bleiben sollen.
- Nachricht und Aufgabe landen beim richtigen Vorgang und Mitarbeiter.
- Bei einem Fehler ist erkennbar, welcher Schritt bereits erledigt wurde.
Fehlt eine fertige Aktion, kann eine direkte Anbindung über die Schnittstelle der Anwendung infrage kommen. Lassen Sie dann Aufwand und spätere Pflege mitbewerten. Besonders bei ERP-Systemen, speziellen Feldern und Dateianhängen sollte der entscheidende Schritt mit Testdaten funktionieren, bevor Sie sich festlegen.
3. Vergleichen Sie den Betrieb, den Ihr Team übernehmen kann
| Frage | n8n | Make | Zapier |
|---|---|---|---|
| Wo läuft der Ablauf? | Cloud-Angebot oder eigene Infrastruktur | SaaS; passende Organisation und Datenregion auswählen | SaaS; passende Konten, Rollen und Tariffunktionen auswählen |
| Was wird konkret geprüft? | Benötigte Nodes und gegebenenfalls direkte API-Aufrufe | Benötigte Module, Suchaktionen und Datenübergaben | Benötigte Trigger, Suchaktionen und Änderungen |
| Was muss Ihr Team betreuen können? | Workflow-Logik; bei eigenem Betrieb zusätzlich Infrastruktur, Updates, Sicherungen und Wiederherstellung | Szenarien, Datenzuordnungen, Kontoverbindungen und Fehlerfälle | Zaps, Kontoverbindungen und Fehlerfälle |
| Wie werden Kosten verglichen? | Edition und Zahl der Ausführungen; zusätzlich Cloud- oder eigene Betriebskosten | Credit-Verbrauch des vollständigen Szenarios und benötigter Tarif | Task-Verbrauch der verwendeten Aktionen und benötigter Tarif |
Eigene Infrastruktur spricht dafür, n8n näher zu prüfen. Dafür brauchen Sie jemanden, der auch Updates, Sicherungen und Wiederherstellung übernimmt. Angebundene Dienste können weiterhin Daten außerhalb dieser Infrastruktur verarbeiten.
Vorhandene Erfahrung spricht für die bereits genutzte Plattform. Wenn Ihr Team Make-Szenarien oder Zapier-Zaps versteht und die erforderlichen Aktionen verfügbar sind, ist das ein praktischer Vorteil. Ein Wechsel sollte einen benennbaren Engpass lösen.
Gute Abdeckung der konkreten Anwendungen spricht für einen Test. Unterstützt ein Kandidat die benötigten Aktionen, prüfen Sie den gesamten Ablauf. Zusätzliche Funktionen helfen erst dann, wenn Ihr Prozess sie braucht.
4. Lassen Sie auch einen Fehlerfall vorführen
Für eine belastbare Auswahl reicht der normale Durchlauf nicht. Verwenden Sie für die verbliebenen Kandidaten dieselben Testfälle:
| Test | Was Sie im Ergebnis sehen möchten |
|---|---|
| Vollständige neue Anfrage | Kontakt, Nachricht und Aufgabe sind richtig zugeordnet |
| Derselbe Eingang kommt erneut an | Der vorhandene Vorgang wird erkannt; es entsteht keine doppelte Bearbeitung |
| Eine notwendige Angabe fehlt | Der Fall wird zur Klärung sichtbar, statt unbemerkt liegen zu bleiben |
| Das CRM ist vorübergehend nicht erreichbar | Der Fehler ist erkennbar; eine kontrollierte Fortsetzung ist möglich |
Öffnen Sie dabei auch das Zielsystem. Ein erfolgreicher Workflow-Status beantwortet noch nicht, ob Ihr Mitarbeiter die richtigen Informationen erhalten hat. Lassen Sie sich außerdem zeigen, wo er einen Fehler findet und wer ihn bearbeitet.
5. Rechnen Sie mit abgeschlossenen Vorgängen
Vergleichen Sie die Kosten für dieselbe Menge vollständig bearbeiteter Anfragen. Ein Eingang kann mehrere Such-, Prüf- und Schreibschritte auslösen. Hinzu kommen je nach Ablauf Wiederholungen und externe Dienste, etwa für KI-Aufrufe. Die Abrechnungseinheiten der Plattformen sind deshalb nicht direkt gleichzusetzen.
Lassen Sie sich im Angebot drei Positionen getrennt ausweisen:
- Einrichtung: Aufbau, Tests und Übergabe des vereinbarten Ablaufs.
- Laufender Betrieb: benötigte Tarife, Infrastruktur und angebundene Dienste.
- Betreuung: vereinbarte Pflege, Fehlerbearbeitung und spätere Anpassungen.
Messen Sie den Verbrauch am Testablauf und rechnen Sie mit Ihrer erwarteten Menge. Für die wirtschaftliche Einordnung hilft unser Kosten-Nutzen-Vergleich einer Automatisierung.
Halten Sie die Entscheidung auf einer Seite fest
Am Ende brauchen Sie eine kurze Antwort auf vier Fragen: Funktioniert der vollständige Vorgang? Wer betreut ihn? Wohin werden die Daten übertragen? Was kostet er bei der erwarteten Nutzung?
Ergänzen Sie, welche Zugänge, Konfiguration und Dokumentation Sie bei der Übergabe erhalten. So können Sie Angebote anhand desselben Ergebnisses vergleichen und die Auswahl später nachvollziehen.
Quellen zur Plattformauswahl
Funktionsumfang und Abrechnung ändern sich. Prüfen Sie vor der Beauftragung die aktuellen Anbieterangaben: n8n-Betrieb, n8n-Editionen, Make-Organisationen und Datenregionen, Make-Credits und Zapier-Tarife.
Unsere Leistung: Prozessautomatisierung.