Rechnungsprozesse automatisieren

E-Rechnung einführen.
Weniger manuelle Arbeit.

Rechnungsdaten abtippen, Freigaben nachfragen, Belege suchen: Wir richten Ihren Rechnungsprozess so ein, dass die Informationen dort ankommen, wo Ihr Team sie braucht.

Wir verbinden Ihren Rechnungseingang mit der Buchhaltung. Oder wir erweitern Ihre bestehende Rechnungssoftware für E-Rechnungen mit ZUGFeRD oder XRechnung.

Rechnungsprozess besprechen

Umfang und Preis nach Prüfung Ihrer Systeme und Abläufe.

Bestehende Rechnungssoftware erzeugt eine strukturierte E-Rechnung und übergibt sie an Freigabe und Buchhaltung. — Bestehende Software → E-Rechnung → Ihre Prozesse

Wo soll Ihr Team zuerst entlastet werden?

Eingehende Rechnungen bearbeiten

Lieferantenrechnungen landen in mehreren Postfächern. Angaben werden übertragen, Freigaben bleiben liegen und die Buchhaltung fragt nach.

Wir richten den Weg vom Eingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System ein. Ihr Team sieht, welcher Schritt noch offen ist und wer übernehmen muss.

Ausgehende E-Rechnungen erstellen

Die Daten sind im Auftrag vorhanden, werden für die Rechnung aber erneut zusammengestellt. Oder ein Empfänger verlangt ein strukturiertes Format.

Wir erweitern Ihre vorhandene Rechnungssoftware oder ergänzen die passende Schnittstelle. So entstehen E-Rechnungen aus den vorhandenen Daten – mit Prüfung, Versand und einer nachvollziehbaren Fehlerbehandlung.

Sie können mit einem dieser Abläufe beginnen. Gemeinsam wählen wir den Einstieg, der Ihre dringendste Aufgabe löst.

Das setzen wir für Sie um

Rechnungen erfassen und prüfen. Strukturierte Daten direkt auslesen, PDF- und Scan-Belege bei Bedarf auswerten, fehlende Angaben und mögliche Dubletten zur Klärung weitergeben.
Freigaben organisieren. Zuständige Personen, Vertretungen und Regeln festlegen, damit Rechnungen auch bei Rückfragen oder Abwesenheit weiterbearbeitet werden.
Systeme verbinden. Vereinbarte Daten und Belege an Buchhaltung oder ERP übergeben. Welche Schnittstelle Ihre Software bietet, klären wir vor dem Auftrag.
Ausgangsrechnungen einrichten. ZUGFeRD oder XRechnung aus den vereinbarten Quelldaten erzeugen, prüfen und über den passenden Kanal übermitteln.
Dokumente und Status auffindbar machen. Originaldateien erhalten, die Ablage anbinden und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar halten.
Den Ablauf testen und übergeben. Typische Rechnungen, fehlende Angaben und Übertragungsfehler prüfen; die Verantwortlichen einführen und den Betrieb dokumentieren.

Ihr Auftrag umfasst die vereinbarten Schritte eines eingehenden oder ausgehenden Rechnungsprozesses. Weitere Systeme, Gesellschaften und Abläufe können wir darauf aufbauend ergänzen.

Oft steckt die passende Funktion schon in Ihrer Software.

Wir prüfen zuerst, was Ihr Rechnungsprogramm, ERP oder Dokumentenmanagement bereits kann. Reicht eine Einrichtung vorhandener Funktionen, setzen wir dort an. Das kann Entwicklungsaufwand und zusätzliche laufende Kosten sparen.

Wo eine Verbindung oder ein Arbeitsschritt fehlt, ergänzen wir gezielt. So erhalten Sie einen Ablauf, der zu Ihrem Unternehmen passt.

Am Ende steht ein Arbeitsablauf, mit dem Ihr Team arbeiten kann.

Sie erhalten den eingerichteten Prozess, dokumentierte Zuständigkeiten und eine Einführung für die Verantwortlichen. Gemeinsam prüfen wir, ob Rechnungen richtig weitergegeben werden und Ausnahmen bei der zuständigen Person ankommen.

Vorher und nachher betrachten wir den manuellen Aufwand, Rückfragen und Verzögerungen. Im Angebot unterscheiden wir Umsetzung, benötigte Software und laufende Betreuung. So können Sie Nutzen und Gesamtkosten beurteilen.

Was ändert sich 2027?

Bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen endet die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung am 31. Dezember 2026. Lag der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro, gilt eine Verlängerung bis Ende 2027. Daneben besteht eine gesonderte EDI-Übergangsregelung. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer bei der Ausstellung, bleiben bestehen.

E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; für Prüfung, Freigabe und Weiterverarbeitung braucht es einen passenden Ablauf.

Stand: 27. Oktober 2026. Die steuerliche Einordnung Ihrer Umsätze klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Details finden Sie in den FAQ des BMF und in unserem Leitfaden zu den Fristen 2027 und 2028.

Ihre Fragen zur Umsetzung

Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?

Ein gewöhnliches PDF gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinell verarbeitbare Rechnungsdaten. Bei ZUGFeRD sind diese in eine PDF-Datei eingebettet; XRechnung ist ein XML-Format. Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte Teil maßgeblich.

Welches Format brauchen wir – und ist Peppol Pflicht?

Wir prüfen die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner und die Möglichkeiten Ihrer Software. Bei ZUGFeRD müssen Version und Profil passen; die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Peppol ist ein Übertragungsnetz, kein Rechnungsformat, und für inländische B2B-Rechnungen nicht generell vorgeschrieben.

Können wir auch Rechnungen an Behörden einbinden?

Ja, als gesondert abgestimmten Teil des Ablaufs. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten eigene Vorgaben. Wir prüfen den konkreten Empfänger, benötigte Angaben wie die Leitweg-ID und den zulässigen Übertragungsweg. Die B2B-Übergangsfristen lassen sich darauf nicht pauschal übertragen.

Welche Rolle spielt KI bei der Rechnungsverarbeitung?

Strukturierte Rechnungsdaten lesen wir direkt aus. Bei PDF- oder Scan-Belegen kann KI das Erfassen und Zuordnen unterstützen. Wir legen fest, welche Angaben Ihr Team prüfen muss und welche Daten ein eingesetzter Dienst verarbeiten darf. Die technische Formatprüfung und die sachliche Freigabe bleiben getrennte Schritte.

Wie viel kostet die Einführung?

Das hängt von Ihrer Software, dem Rechnungsvolumen, den Freigaben und den benötigten Verbindungen ab. Nach der Prüfung erhalten Sie ein Angebot für den vereinbarten Umfang. Darin sind Einrichtung und mögliche laufende Kosten getrennt ausgewiesen.

Wie läuft eine Rechnung heute durch Ihr Unternehmen?

Nennen Sie uns Ihre Programme, die ungefähre Zahl der Rechnungen pro Monat und den Schritt, der Ihrem Team am meisten Arbeit macht. Im ersten Austausch klären wir, welcher Ablauf sich als Einstieg eignet und was für ein konkretes Angebot noch geprüft werden muss.