Die E-Rechnung ist in Deutschland keine Zukunftsfrage mehr. Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen – doch für viele Rechnungsaussteller endet die erste davon am 31. Dezember 2026. Spätestens jetzt sollte deshalb nicht nur geklärt werden, welches Dateiformat verwendet wird, sondern wie der gesamte Rechnungsprozess im Unternehmen funktionieren soll.
1. Was ist seit 2025 überhaupt eine E-Rechnung?
Ein verbreitetes Missverständnis lautet:
„Wir verschicken unsere Rechnungen bereits als PDF per E-Mail – also nutzen wir E-Rechnungen.“
Seit dem 1. Januar 2025 stimmt das umsatzsteuerlich nicht mehr.
Eine E-Rechnung muss seitdem in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Ein einfaches PDF besitzt keine ausreichend strukturierte Rechnungsdatenbasis und gilt deshalb seit 2025 als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.
Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung
| Dokument | Einordnung |
|---|---|
| Papierrechnung | Sonstige Rechnung |
| Einfaches PDF per E-Mail | Sonstige Rechnung |
| XRechnung | Kann die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen |
| ZUGFeRD in einem geeigneten Profil | Kann die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen |
2. Welche Fristen gelten 2027 und 2028?
Für die Ausstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen.
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Rechnungsaussteller können im Rahmen der Übergangsregelung weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. |
| 2027 | Für Rechnungsaussteller mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kann die Übergangsregelung bis Ende 2027 weitergelten. |
| Ab 1. Januar 2028 | Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich verpflichtend. |
Das bedeutet praktisch:
Unternehmen, die sich nicht auf die verlängerte Übergangsregelung für kleinere Rechnungsaussteller stützen können, müssen sich auf den Stichtag 1. Januar 2027 vorbereiten.
Unternehmen, für die die verlängerte Übergangsregelung greift, erhalten zwar mehr Zeit – sollten die Umstellung aber nicht automatisch bis Dezember 2027 verschieben.
Das Bundesministerium der Finanzen weist darauf hin, dass die Übergangsentscheidung beim Rechnungsaussteller liegt. Ein Geschäftspartner kann deshalb bereits früher E-Rechnungen verwenden.
3. Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die neuen Regeln gelten nicht pauschal für jede Rechnung eines deutschen Unternehmens.
Im Kern geht es um bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, für die umsatzsteuerlich eine Rechnung auszustellen ist.
Für die erste Prüfung sollten Unternehmen deshalb unterscheiden:
- Ist der Rechnungsaussteller ein inländisches Unternehmen?
- Ist der Rechnungsempfänger ebenfalls Unternehmer?
- Handelt es sich um einen B2B-Umsatz, der unter die entsprechenden Rechnungsregeln fällt?
- Greift eine gesetzliche Ausnahme?
- Ist der Rechnungsaussteller noch innerhalb einer Übergangsregelung?
Welche wichtigen Ausnahmen nennt das BMF?
Eine E-Rechnung muss unter anderem nicht zwingend ausgestellt werden bei bestimmten:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
- Leistungen von Kleinunternehmern
- bestimmten steuerfreien Umsätzen
- Rechnungen an private Endverbraucher
Die genaue steuerliche Einordnung sollte im Einzelfall mit der Buchhaltung beziehungsweise steuerlichen Beratung geklärt werden.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer sind nach der aktuellen BMF-Information von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.
Das bedeutet aber nicht, dass sie E-Rechnungen ignorieren können.
Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
4. XRechnung, ZUGFeRD und PDF: Welche Formate funktionieren?
Das BMF nennt insbesondere die in Deutschland verbreiteten Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Beispiele, die die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen können. Bei ZUGFeRD gelten dabei die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als geeignete E-Rechnungsformate im Sinne dieser Vorgaben.
Beide Ansätze unterscheiden sich für den Benutzer deutlich.
| Format | Praktische Eigenschaft |
|---|---|
| XRechnung | Strukturierte XML-Rechnung ohne automatisch enthaltene klassische PDF-Darstellung. |
| ZUGFeRD | Hybrides Format, das strukturierte Rechnungsdaten und eine menschenlesbare Darstellung kombinieren kann. |
| Normales PDF | Keine E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden Definition. |
BMF: Zulässige Formate für E-Rechnungen
Was passiert, wenn XML und sichtbares PDF voneinander abweichen?
Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist seit Einführung der neuen Regelung der strukturierte Rechnungsteil maßgebend.
Das ist wichtig:
Die schön dargestellte PDF-Ansicht ist nicht automatisch die führende Rechnungsinformation.
Unternehmen sollten deshalb Systeme verwenden, die den strukturierten Datensatz korrekt verarbeiten beziehungsweise sichtbar machen können.
Kann ich eine XRechnung überhaupt lesen?
Eine XRechnung liegt als strukturierte Datei vor und ist nicht dafür gedacht, direkt wie eine klassische PDF-Rechnung gelesen zu werden.
Für die Darstellung können Viewer verwendet werden. Die Finanzverwaltung stellt inzwischen auch über ELSTER einen E-Rechnungsviewer zur Verfügung.
5. Wie sollte ein Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen.
Das Gesetz schreibt dafür keinen einzigen technischen Übertragungsweg vor.
Nach den aktuellen BMF-FAQ kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach für den Empfang ausreichen.
E-Rechnungen können je nach Vereinbarung beispielsweise übermittelt werden:
- per E-Mail
- über eine elektronische Schnittstelle
- über ein Portal
- über einen gemeinsam genutzten Speicherbereich
- über andere vereinbarte elektronische Übertragungswege
Für ein Unternehmen sollte die praktische Frage allerdings weitergehen:
Was passiert nach dem Eingang der Datei?
Ein E-Mail-Postfach erfüllt möglicherweise die grundlegende Empfangsmöglichkeit. Es löst aber noch keinen guten Rechnungsprozess.
6. Vom E-Mail-Postfach zum funktionierenden E-Rechnungsprozess
Ein sinnvoller Prozess sollte eine eingehende Rechnung zuverlässig vom Eingang bis zur Buchhaltung führen.
Beispielsweise:
Eingang → Format erkennen → Rechnung validieren → Lieferant zuordnen → sachlich prüfen → freigeben → buchen → bezahlen → archivieren.
| Schritt | Praktische Frage |
|---|---|
| Eingang | Wo kommen E-Rechnungen zentral an? |
| Format | Erkennt das System XRechnung, ZUGFeRD und andere zulässige Formate? |
| Validierung | Sind Struktur und Pflichtangaben technisch plausibel? |
| Zuordnung | Welcher Lieferant, Auftrag, Standort oder Kostenstelle gehört zur Rechnung? |
| Prüfung | Wer bestätigt, dass Leistung und Betrag sachlich stimmen? |
| Freigabe | Wer darf die Rechnung zur Zahlung freigeben? |
| Buchhaltung | Können strukturierte Rechnungsdaten übernommen werden? |
| Archiv | Wird die ursprüngliche strukturierte Datei unverändert aufbewahrt? |
Erst wenn diese Schritte geklärt sind, wird aus „Wir können XML-Dateien empfangen“ ein belastbarer Geschäftsprozess.
7. Was lässt sich bei E-Rechnungen automatisieren?
Die strukturierte Form einer E-Rechnung schafft die technische Grundlage dafür, Rechnungsdaten weniger manuell zu übertragen.
Abhängig von Buchhaltungssoftware, ERP, DMS und vorhandenen Schnittstellen können beispielsweise folgende Schritte automatisiert oder teilautomatisiert werden:
- E-Rechnungen aus einem zentralen Postfach übernehmen
- Rechnungsformat automatisch erkennen
- XML-Daten validieren
- Lieferant anhand strukturierter Daten zuordnen
- Rechnungsnummer, Datum und Beträge übernehmen
- Bestell- oder Projektnummer zuordnen
- Rechnungen an verantwortliche Mitarbeiter weiterleiten
- mehrstufige Freigaben auslösen
- freigegebene Daten an Buchhaltung oder ERP übergeben
- Status und offene Freigaben überwachen
- strukturierte Originaldateien archivieren
Was sollte nicht blind automatisiert werden?
Eine technisch valide E-Rechnung ist nicht automatisch sachlich korrekt.
Ein System kann beispielsweise erkennen, dass eine Rechnungsnummer vorhanden ist und die Summe formal plausibel aufgebaut wurde.
Es weiß damit noch nicht automatisch:
- ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde
- ob die Menge stimmt
- ob der vereinbarte Preis korrekt ist
- ob eine Rechnung doppelt gestellt wurde
- ob eine Abweichung vom Auftrag zulässig ist
- ob ein Mitarbeiter die Ausgabe tatsächlich freigeben darf
Die sinnvollere Automatisierung unterstützt deshalb die Prüfung und Übergabe – sie ersetzt nicht automatisch fachliche Verantwortung.
Was kann Kubertino dabei prüfen?
Aus technischer und prozessualer Sicht kann zunächst untersucht werden:
- Wo kommen Rechnungen heute an?
- Welche Software wird bereits für Buchhaltung oder ERP genutzt?
- Welche Daten werden heute manuell übertragen?
- Wer prüft und wer gibt Rechnungen frei?
- Wo entstehen Wartezeiten oder doppelte Arbeit?
- Welche Schnittstellen stehen tatsächlich zur Verfügung?
- Welche Schritte lassen sich sinnvoll automatisieren?
- Wo muss ein Mitarbeiter weiterhin entscheiden?
Erst danach sollte entschieden werden, ob beispielsweise eine einfache Weiterleitung, ein automatisierter Freigabeworkflow oder eine weitergehende Systemintegration sinnvoll ist.
8. Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Eine E-Rechnung sollte nicht nur in eine PDF-Datei umgewandelt und anschließend die ursprüngliche strukturierte Datei gelöscht werden.
Nach den aktuellen BMF-FAQ gilt umsatzsteuerlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für ein Doppel der ein- und ausgehenden Rechnungen.
Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Für Unternehmen bedeutet das praktisch:
- Originaldatei nicht nach Visualisierung löschen
- strukturierte Rechnungsdaten unverändert erhalten
- Aufbewahrungsprozess mit Buchhaltung und Archivsystem abstimmen
- Zugriff und Nachvollziehbarkeit über die erforderliche Dauer sicherstellen
9. Praxisbeispiel: Ein Unternehmen erhält E-Rechnungen, arbeitet intern aber noch mit PDFs
Fiktives Beispiel: Ein mittelständischer Dienstleister erhält monatlich 180 Eingangsrechnungen.
Der heutige Prozess:
- Rechnung kommt per E-Mail an unterschiedliche Mitarbeiter.
- Datei wird manuell in einem Ordner gespeichert.
- Rechnungsdaten werden teilweise in die Buchhaltung übertragen.
- Freigabe erfolgt per E-Mail oder mündlicher Rückfrage.
- Bei Rückfragen ist nicht immer klar, wer gerade zuständig ist.
Mit zunehmenden E-Rechnungen wird zunächst nicht die gesamte Buchhaltung ersetzt.
Stattdessen wird der konkrete Engpass bearbeitet:
zentrale Rechnungseingangsadresse → automatische Erkennung → Validierung → Zuordnung → definierter Freigabeschritt → Übergabe an Buchhaltung → Archivierung der Originaldatei.
| Vorher | Möglicher strukturierter Prozess |
|---|---|
| Rechnungen an mehrere Postfächer | Zentraler definierter Rechnungseingang |
| Manuelle Dateneingabe | Strukturierte Rechnungsdaten soweit möglich übernehmen |
| Freigabe per Zuruf oder E-Mail | Definierter digitaler Freigabeschritt |
| Unklarer Status | Nachvollziehbarer Bearbeitungsstatus |
| Dateiablage nach individueller Gewohnheit | Definierte Archivierung der strukturierten Originaldatei |
Eine solche Automatisierung garantiert weder steuerliche Richtigkeit noch fehlerfreie Rechnungen.
Sie kann jedoch wiederholbare administrative Schritte strukturieren und verhindern, dass die E-Rechnung lediglich als neues Dateiformat in einen ansonsten unveränderten manuellen Prozess fällt.
Das Beispiel ist fiktiv. Mengen, Prozesse und mögliche Verbesserungen stellen keine Ergebnisse eines Kubertino-Kundenprojekts dar.
10. Was Unternehmen noch 2026 vorbereiten sollten
- Betroffenheit klären: Gemeinsam mit Buchhaltung oder Steuerberatung prüfen, ab wann das Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss.
- Empfang testen: Sicherstellen, dass E-Rechnungen zuverlässig an einem definierten Eingang ankommen.
- Testdateien öffnen: XRechnung und ZUGFeRD praktisch empfangen und sichtbar machen.
- Buchhaltungssoftware prüfen: Unterstützt die aktuelle Version strukturierte E-Rechnungen?
- Ausgangsrechnungen prüfen: Kann die verwendete Software geeignete E-Rechnungen erzeugen?
- Format festlegen: Klären, welche Formate mit Kunden, Lieferanten und Software sinnvoll funktionieren.
- Validierung testen: Prüfen, ob erzeugte Rechnungen technisch plausibel sind.
- Freigabeprozess dokumentieren: Festlegen, wer eingehende Rechnungen prüft und freigibt.
- Archivierung prüfen: Sicherstellen, dass strukturierte Originaldaten unverändert erhalten bleiben.
- Automatisierungspotenzial identifizieren: Wiederkehrende manuelle Übertragungen und Weiterleitungen erfassen.
- Pilot durchführen: Nicht bis zum Stichtag warten, sondern einige echte Ein- und Ausgangsrechnungen durch den neuen Prozess laufen lassen.
Der Pilot sollte nicht nur beantworten, ob eine Datei technisch erzeugt werden kann.
Er sollte den vollständigen Prozess testen:
Erstellung beziehungsweise Empfang → Prüfung → Freigabe → Buchhaltung → Archiv.
Die eigentliche Umstellung ist nicht XML – sondern der Rechnungsprozess
Die verpflichtende E-Rechnung wird mit den nächsten Stufen 2027 und 2028 für immer mehr Unternehmen praktisch relevant.
Wer die Umstellung nur als Frage betrachtet, ob künftig XRechnung oder ZUGFeRD verschickt wird, nutzt jedoch nur einen Teil der Veränderung.
Der größere betriebliche Nutzen entsteht, wenn strukturierte Rechnungsdaten durch einen klaren Prozess laufen:
empfangen beziehungsweise erzeugen → validieren → zuordnen → prüfen → freigeben → buchen → archivieren.
Unternehmen sollten deshalb nicht bis zum letzten möglichen Übergangstag warten. Ein kleiner Pilot im laufenden Betrieb zeigt wesentlich früher, ob Software, Zuständigkeiten und Schnittstellen tatsächlich funktionieren.
Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027 und 2028
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein einfaches PDF umsatzsteuerlich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen Definition. Eine E-Rechnung benötigt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF gilt grundsätzlich als sonstige Rechnung.
Müssen Unternehmen bereits E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Nach den aktuellen BMF-FAQ kann dafür bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Ab wann muss unser Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Das hängt von der konkreten steuerlichen Situation und den Übergangsregelungen ab. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch die Übergangsregelung nutzen. Bei einem maßgeblichen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kann sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis Ende 2027 verlängert sein. Spätestens ab 2028 endet diese allgemeine Übergangsphase für betroffene inländische B2B-Umsätze.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nach den aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen sind Leistungen von Kleinunternehmern von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Kleinunternehmer müssen jedoch trotzdem E-Rechnungen empfangen können.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-basiertes Rechnungsformat. ZUGFeRD kann strukturierte Rechnungsdaten mit einer menschenlesbaren Darstellung kombinieren. Geeignete Varianten beider Formate können die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Kann ich eine XRechnung ohne spezielle Software lesen?
Eine XRechnung besteht aus strukturierten Daten und enthält nicht automatisch eine klassische PDF-Ansicht. Zur menschenlesbaren Darstellung wird deshalb ein Viewer benötigt. Die Finanzverwaltung stellt unter anderem einen E-Rechnungsviewer über ELSTER bereit.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Nach den aktuellen BMF-FAQ beträgt die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.
Kann der E-Rechnungsprozess automatisiert werden?
Viele technische und administrative Schritte können abhängig von der vorhandenen Software unterstützt oder automatisiert werden, beispielsweise Eingang, Validierung, Datenübernahme, Zuordnung, Freigabe-Workflow, Übergabe an die Buchhaltung und Archivierung. Sachliche Prüfung, Berechtigungen und Ausnahmen sollten trotzdem kontrolliert werden.
Brauchen wir wegen der E-Rechnung ein komplett neues Buchhaltungssystem?
Nicht automatisch. Zuerst sollte geprüft werden, welche E-Rechnungsfunktionen die vorhandene Buchhaltungs-, ERP- oder Dokumentensoftware bereits unterstützt. Erst wenn notwendige Funktionen oder Schnittstellen fehlen, sollte über Erweiterung, Integration oder einen Systemwechsel entschieden werden.