Ihre Unternehmenssoftware funktioniert seit Jahren zuverlässig. Angebote, Aufträge und Rechnungen werden darüber erstellt. Doch jetzt sollen elektronische Rechnungen im strukturierten Format verarbeitet werden – und das vorhandene Programm unterstützt XRechnung oder ZUGFeRD nicht. Muss deshalb die gesamte Software ersetzt werden? Nicht unbedingt. Oft ist es sinnvoller, zuerst Updates, Schnittstellen und gezielte Erweiterungen zu prüfen, bevor ein funktionierendes System abgelöst wird.
1. Warum wird die bestehende Software zum Problem?
Viele Unternehmen arbeiten mit Software, die genau auf ihre Abläufe abgestimmt ist. Kunden, Artikel, Preise, Projekte und Rechnungen sind dort bereits miteinander verbunden.
Die Rechnungserstellung funktioniert – solange das Ergebnis ein PDF oder ein Ausdruck ist.
Eine elektronische Rechnung im Sinne der deutschen E-Rechnungsregeln benötigt jedoch strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Ein gewöhnliches PDF allein erfüllt diese Anforderung nicht.
Wenn das bestehende Programm solche Daten nicht erzeugen oder verarbeiten kann, entstehen Fragen:
- Müssen wir unser Rechnungsprogramm austauschen?
- Kann ein Update die fehlende Funktion ergänzen?
- Lassen sich Rechnungsdaten über eine Schnittstelle übertragen?
- Benötigen wir zusätzlich eine Lösung für eingehende Rechnungen?
- Wie vermeiden wir doppelte Dateneingaben?
Die beste Lösung hängt nicht allein vom Rechnungsformat ab. Sie muss auch zum vorhandenen Geschäftssystem und zur tatsächlichen Arbeit im Unternehmen passen.
2. Was muss die Software tatsächlich können?
Für die Entscheidung sollten Unternehmen zunächst zwei Aufgaben unterscheiden: elektronische Rechnungen empfangen und elektronische Rechnungen ausstellen.
E-Rechnungen empfangen
Ein Unternehmen muss prüfen, über welchen Kanal elektronische Rechnungen eingehen, wie sie lesbar gemacht, kontrolliert und anschließend verarbeitet werden.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im Rahmen der deutschen B2B-E-Rechnungsregeln grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.
Für den Empfang genügt nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung bereits ein E-Mail-Postfach. Eine vollständig automatische Weiterverarbeitung ist damit nicht vorgeschrieben. Empfangsbereitschaft, Aufbewahrung und die betriebliche Weiterverarbeitung sind unterschiedliche Aufgaben.
E-Rechnungen ausstellen
Beim Erstellen müssen die benötigten Rechnungsinformationen in einem geeigneten strukturierten Format bereitgestellt werden.
Zu den in Deutschland gebräuchlichen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD in einer geeigneten Ausprägung.
Welche Pflicht im konkreten Fall besteht, hängt unter anderem von der Art des Umsatzes, den beteiligten Unternehmen und den gesetzlichen Ausnahmen ab.
Die gesetzlichen Übergangsregelungen und Termine erläutert auch der Beitrag E-Rechnung 2027 und 2028: Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten.
Für die technische Umsetzung ist zusätzlich wichtig: Die Fähigkeit, eine Datei zu erzeugen, ist noch kein vollständiger Rechnungsprozess.
3. Update, Schnittstelle, Erweiterung oder Wechsel?
Bevor ein Unternehmen seine bestehende Software ersetzt, lohnt sich ein Vergleich der verfügbaren Wege.
| Lösung | Wann sie sinnvoll sein kann | Was geprüft werden sollte |
|---|---|---|
| Herstellerupdate | Der Anbieter ergänzt die erforderlichen Funktionen bereits in der vorhandenen Software. | Unterstützte Formate, Versionen, Kosten und tatsächlicher Funktionsumfang. |
| Zusatzmodul | Eine passende Erweiterung übernimmt die Erstellung oder Verarbeitung strukturierter Rechnungen. | Kompatibilität, Datenübergabe, Wartung und Abhängigkeit vom Anbieter. |
| Schnittstelle | Die bestehende Software liefert Rechnungsdaten an einen spezialisierten Dienst oder ein anderes System. | Vollständigkeit der Daten, Rückmeldungen, Fehlerbehandlung und Zuständigkeiten. |
| Individuelle Erweiterung | Ein bestehendes Programm lässt sich technisch erweitern und die benötigte Funktion fehlt nur an einer klar definierten Stelle. | Quellcodezugriff, technische Architektur, Testbarkeit und langfristige Pflege. |
| Softwarewechsel | Das bisherige System kann wesentliche Anforderungen nicht mehr erfüllen oder lässt sich nicht wirtschaftlich weiterentwickeln. | Migration, bestehende Funktionen, Integrationen, Schulung und laufender Betrieb. |
Ein vollständiger Wechsel kann richtig sein. Er sollte aber nicht allein deshalb beschlossen werden, weil ein einzelnes Rechnungsformat bisher fehlt.
Wer eine funktionierende Lösung ablöst, muss schließlich auch alle bisherigen Abläufe, Daten und Schnittstellen berücksichtigen.
4. Welche Rechnungsdaten müssen vorhanden sein?
Eine E-Rechnung entsteht nicht dadurch, dass ein vorhandenes PDF lediglich in eine XML-Datei umgewandelt wird.
Die strukturierten Daten müssen die erforderlichen Rechnungsinformationen korrekt enthalten.
Dafür sollte geprüft werden, ob das vorhandene System unter anderem folgende Informationen zuverlässig bereitstellt:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
- Angaben zu Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger,
- Leistungsbeschreibung, Mengen und Preise,
- Steuerinformationen und Beträge,
- gegebenenfalls erforderliche Referenzen oder Bestellangaben,
- weitere Angaben, die für den jeweiligen Rechnungsfall notwendig sind.
Die konkreten Pflichtangaben richten sich nach den anwendbaren Rechnungsregeln und dem verwendeten Format.
Fehlt eine Information bereits im ERP oder Rechnungsprogramm, löst ein nachgeschalteter Konverter dieses Problem nicht automatisch.
Deshalb beginnt eine zuverlässige Umsetzung mit der Frage, woher die Rechnungsdaten kommen und wer sie pflegt.
Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, hilft eine klare Regelung, welches System für welche Daten verantwortlich ist.
5. Was ist beim Empfang von E-Rechnungen wichtig?
Unternehmen konzentrieren sich häufig zuerst darauf, wie sie selbst elektronische Rechnungen erstellen.
Im Alltag kann jedoch der Rechnungseingang mindestens ebenso wichtig sein.
Für einen funktionierenden Rechnungseingang reicht das Ankommen im Postfach im betrieblichen Alltag oft nicht aus. Mitarbeiter benötigen einen Ablauf, um die Rechnung dem richtigen Vorgang zuzuordnen, inhaltlich zu prüfen und weiterzubearbeiten. Das ist eine Prozessentscheidung, keine Pflicht zur vollständigen Automatisierung.
Ein möglicher Ablauf ist:
- Eine elektronische Rechnung geht über den vorgesehenen Kanal ein.
- Das System erkennt das Format und prüft die technische Verarbeitbarkeit.
- Die benötigten Informationen werden lesbar dargestellt.
- Die Rechnung wird dem Lieferanten und gegebenenfalls einer Bestellung zugeordnet.
- Die zuständige Person prüft die sachliche und rechnerische Richtigkeit.
- Der freigegebene Vorgang wird an die Buchhaltung beziehungsweise das ERP übergeben.
- Rechnung und relevante Verarbeitungsinformationen werden nach den geltenden Anforderungen aufbewahrt.
Welche Schritte bereits automatisiert werden können, hängt von der vorhandenen Software ab.
Die eigentliche Herausforderung liegt häufig nicht beim Öffnen einer XML-Datei, sondern bei der anschließenden Zuordnung und Freigabe.
Wie sich solche Entscheidungen organisieren lassen, beschreibt auch der Beitrag Interne Dokumentenfreigabe automatisieren.
6. Wie lässt sich E-Rechnung in bestehende Prozesse integrieren?
Die technische Lösung sollte dort ansetzen, wo das Unternehmen bereits arbeitet.
Wenn Kunden, Aufträge und Rechnungen in einem ERP verwaltet werden, ist es meist wenig sinnvoll, sämtliche Rechnungsinformationen zusätzlich in einer zweiten Anwendung manuell zu erfassen.
Stattdessen kann eine passende Integration die vorhandenen Daten übernehmen und für die E-Rechnung weiterverarbeiten.
Ein möglicher Prozess für ausgehende Rechnungen:
- Rechnungsdaten bereitstellen: Das bestehende System liefert die erforderlichen Informationen.
- Daten prüfen: Pflichtangaben und technische Voraussetzungen werden kontrolliert.
- E-Rechnung erzeugen: Die Informationen werden in einem geeigneten strukturierten Format ausgegeben.
- Ergebnis validieren: Die Datei wird gegen die relevanten technischen Vorgaben geprüft.
- Rechnung übermitteln: Der vereinbarte Versand- beziehungsweise Austauschweg wird verwendet.
- Status zurückgeben: Das Ursprungssystem erhält die benötigten Informationen zum weiteren Verlauf.
- Aufbewahrung sicherstellen: Die elektronische Rechnung wird im vorgesehenen System ordnungsgemäß aufbewahrt.
Eine technische Validierung prüft Format- und Regelanforderungen. Sie ersetzt nicht die sachliche, rechnerische oder steuerliche Prüfung der Rechnung.
Wichtig ist, dass die Integration auch Fehler berücksichtigt.
Fehlen Pflichtangaben oder wird eine Datei technisch zurückgewiesen, sollte der Vorgang nachvollziehbar zur Korrektur zurückgegeben werden.
Ein geeignetes System muss deshalb nicht nur Rechnungen erzeugen, sondern auch erkennen, wann eine automatische Verarbeitung nicht erfolgreich abgeschlossen wurde.
7. Wann ist ein Softwarewechsel sinnvoll?
Ein Update oder eine Erweiterung ist nicht immer die beste Entscheidung.
Ein Softwarewechsel kann sinnvoll werden, wenn das bisherige System grundlegende Anforderungen nicht mehr erfüllt.
Beispiele:
- Der Hersteller entwickelt das Programm nicht mehr weiter.
- Wichtige Sicherheitsupdates fehlen.
- Es gibt keine geeigneten Schnittstellen und keine realistische Erweiterungsmöglichkeit.
- Notwendige Rechnungsdaten lassen sich nicht zuverlässig verwalten.
- Mehrere geschäftskritische Funktionen sind bereits durch manuelle Umwege ersetzt worden.
- Die laufende Pflege individueller Anpassungen wird im Verhältnis zu einer neuen Lösung unverhältnismäßig aufwendig.
Dann sollte das Unternehmen nicht nur die E-Rechnung betrachten, sondern die Zukunftsfähigkeit des gesamten Programms.
Vor einem Wechsel müssen allerdings bestehende Funktionen, Datenbestände, Integrationen und Arbeitsabläufe erfasst werden.
Sonst löst die neue Software zwar das Rechnungsformat, verursacht aber Probleme an anderer Stelle.
8. Praxisbeispiel: Bestehendes ERP behalten
Ein mittelständisches Unternehmen verwaltet Kunden, Artikel, Aufträge und Rechnungen in einem älteren ERP-System.
Die Software funktioniert zuverlässig, kann aber keine strukturierten E-Rechnungen ausgeben.
Ein vollständiger Systemwechsel wäre mit der Übernahme zahlreicher Daten und der Anpassung bestehender Abläufe verbunden.
Das Unternehmen prüft deshalb zunächst eine gezielte Erweiterung.
Möglicher Lösungsweg
- Das ERP stellt die erforderlichen Rechnungsdaten über eine vorhandene Exportfunktion bereit.
- Eine zusätzliche Komponente übernimmt die Daten und prüft deren Vollständigkeit.
- Die Informationen werden in ein geeignetes E-Rechnungsformat übertragen.
- Die erzeugte Datei wird technisch validiert.
- Die Rechnung wird über den vorgesehenen Kanal bereitgestellt.
- Das ERP erhält eine Rückmeldung zum Verarbeitungsergebnis.
Die Mitarbeiter können weiterhin mit ihrer vertrauten Software arbeiten.
Die zusätzliche Komponente übernimmt lediglich den Teil, den das ERP bisher nicht unterstützt.
Ob dieser Weg wirtschaftlich und technisch sinnvoll ist, muss anhand des konkreten Systems geprüft werden.
9. Checkliste vor der Entscheidung
- Software: Welche Programme werden heute für Rechnungen und Buchhaltung verwendet?
- Hersteller: Gibt es ein Update oder ein passendes Zusatzmodul?
- Formate: Welche E-Rechnungsformate werden tatsächlich benötigt?
- Empfang: Wie kommen eingehende Rechnungen ins Unternehmen?
- Ausgang: Wie werden Rechnungen erstellt und übermittelt?
- Daten: Sind die erforderlichen Rechnungsinformationen vollständig vorhanden?
- Schnittstellen: Können Daten aus dem vorhandenen System exportiert oder über eine API übertragen werden?
- Prüfung: Wie werden fehlerhafte Rechnungen erkannt und korrigiert?
- Aufbewahrung: Wo werden elektronische Rechnungen ordnungsgemäß gespeichert?
- Betrieb: Wer wartet und aktualisiert die gewählte Lösung?
- Wirtschaftlichkeit: Welche Kosten und Risiken entstehen durch Erweiterung beziehungsweise Systemwechsel?
Erst die vorhandene Software prüfen, dann über einen Wechsel entscheiden
Wenn eine bestehende Unternehmenssoftware keine E-Rechnungen unterstützt, muss nicht automatisch ein neues ERP eingeführt werden.
Oft lässt sich die fehlende Funktion durch ein Update, eine passende Schnittstelle oder eine gezielte Erweiterung ergänzen.
Entscheidend ist, dass Rechnungsdaten korrekt verarbeitet werden und die Lösung in den vorhandenen Ablauf passt.
Ein vollständiger Wechsel bleibt eine sinnvolle Option, wenn die bestehende Software insgesamt nicht mehr tragfähig ist.
Kubertino unterstützt Unternehmen dabei, vorhandene Rechnungsprozesse und Softwaremöglichkeiten zu prüfen, passende Erweiterungen zu entwickeln und E-Rechnungen in bestehende Systeme zu integrieren.