B2B-Produktkonfigurator: Wie Hersteller fehlerhafte Anfragen und Angebote vermeiden

1. Warum verursachen Produktvarianten im B2B-Vertrieb Probleme?

Ein Hersteller von Industriemöbeln, technischen Anlagen oder Bauelementen verkauft häufig nicht nur einen festen Artikel. Kunden wählen Abmessungen, Materialien, Leistungsmerkmale und zusätzliche Komponenten.

Manche Kombinationen sind möglich, andere technisch ungeeignet oder nicht lieferbar.

Wenn solche Produkte über ein einfaches Kontaktformular angefragt werden, muss der Vertrieb viele Angaben nachträglich klären.

Typische Schwierigkeiten sind:

• Der Kunde nennt eine Produktvariante, aber keine benötigten Maße.
• Gewählte Zubehörteile passen nicht zur Grundausführung.
• Eine angefragte Kombination ist technisch möglich, aber nicht regulär verfügbar.
• Informationen aus dem Formular lassen sich nicht eindeutig Artikelnummern zuordnen.
• Der Vertrieb überträgt Angaben manuell in das ERP oder eine Angebotsvorlage.

Solche Rückfragen gehören bei individuellen Produkten teilweise zum normalen Verkaufsprozess. Wiederholen sich jedoch dieselben vermeidbaren Klärungen, kann eine strukturierte digitale Produktauswahl sinnvoll sein.

Das Ziel ist nicht, jeden Beratungsschritt abzuschaffen. Der Kunde soll die Angaben, die er selbst zuverlässig auswählen kann, bereits vor der Anfrage vollständig und korrekt zusammenstellen können.

2. Was sollte ein B2B-Produktkonfigurator leisten?

Ein Produktkonfigurator ist mehr als eine Liste mit zusätzlichen Dropdown-Feldern. Er bildet die für eine Produktauswahl relevanten Zusammenhänge ab.

Dazu gehören drei Aufgaben.

Produkte verständlich auswählen

Der Kunde sollte erkennen, welche Eigenschaften er festlegen muss und welche Optionen zur Verfügung stehen.

Beispielsweise können zunächst eine Grundausführung, anschließend Abmessungen und danach passende Zubehörteile ausgewählt werden.

Eine visuelle Produktdarstellung kann helfen. Bei einfacheren Produkten reichen möglicherweise verständliche Auswahlfelder und technische Hinweise.

Technisch unzulässige Kombinationen erkennen

Nicht jede angebotene Option passt zu jeder anderen.

Wenn eine bestimmte Komponente nur mit einer größeren Ausführung verwendet werden kann, sollte diese Regel bei der Auswahl berücksichtigt werden.

Der Konfigurator kann die Option deaktivieren, eine verständliche Erklärung anzeigen oder eine andere passende Kombination anbieten.

Solche Regeln müssen aus bestätigten Produktdaten und fachlichen Vorgaben stammen. Eine KI sollte nicht selbst entscheiden, ob eine technische Kombination zulässig ist.

Eine vollständige Anfrage vorbereiten

Nach der Auswahl sollte der Kunde nicht lediglich eine unstrukturierte Nachricht versenden.

Eine geeignete Anfrage kann beispielsweise enthalten:

• Gewählte Grundausführung und Produktvariante
• Abmessungen und Material
• Kompatible Zubehörteile
• Benötigte Menge
• Referenz oder Kennung der Konfiguration
• Kontaktangaben und gegebenenfalls Einsatzort

Der Vertrieb erhält damit eine nachvollziehbare Grundlage für die nächste fachliche und kaufmännische Prüfung.

3. Praxisbeispiel: Ein Hersteller verkauft konfigurierbare Industrieschränke

Angenommen, ein deutscher Hersteller produziert modulare Industrieschränke für Werkstätten und Lager.

Die Produkte unterscheiden sich nach Breite, Höhe, Materialausführung und Innenausstattung. Bestimmte Regalsysteme sind nur für ausgewählte Schrankgrößen zugelassen.

Bisheriger Ablauf

Ein Geschäftskunde wählt auf der Website ein Grundmodell aus und schreibt seine Wünsche in ein Freitextfeld.

Der Vertrieb prüft anschließend, welche Artikel zu den Angaben passen. Bei unklaren oder widersprüchlichen Kombinationen muss er beim Kunden nachfragen.

Manchmal werden Artikel manuell aus unterschiedlichen Katalogpositionen zusammengestellt.

Ablauf mit einem Konfigurator

Der Kunde wählt zunächst die Schrankgröße. Danach zeigt der Konfigurator nur die dafür vorgesehenen Ausstattungsoptionen.

Entscheidet sich der Kunde für eine Zubehörkomponente, prüft das System die bestätigten Kompatibilitätsregeln.

Eine unzulässige Kombination wird nicht als gültige Standardkonfiguration übernommen. Falls eine Sonderanfertigung möglich erscheint, kann der Vorgang stattdessen für eine individuelle Prüfung markiert werden.

Am Ende erhält der Vertrieb eine strukturierte Zusammenstellung der gewählten Komponenten.

Wie wird das Ergebnis geprüft?

Vor dem produktiven Einsatz testet das Unternehmen nicht nur den Idealfall.

• Eine gültige Standardkombination wird vollständig übernommen.
• Eine technisch unzulässige Kombination wird erkannt.
• Pflichtangaben können nicht unbemerkt fehlen.
• Eine Sonderanfrage wird korrekt zur Prüfung weitergeleitet.
• Der Vertrieb kann die Konfiguration eindeutig nachvollziehen.

Erst wenn auch solche Fälle zuverlässig funktionieren, ist die neue Auswahlstrecke für den Geschäftsprozess sinnvoll nutzbar.

4. Wie arbeiten Produktkonfigurator, ERP und Onlineshop zusammen?

Viele Hersteller verwalten Artikel, Preise und Verfügbarkeit bereits in vorhandenen Systemen.

Ein zusätzlicher Konfigurator sollte deshalb nicht unkontrolliert eigene Produktstammdaten aufbauen, die später separat gepflegt werden müssen.

Vor der technischen Umsetzung muss geklärt werden, welches System für welche Information verantwortlich ist.

Die tatsächliche Architektur hängt von den vorhandenen Systemen ab. Nicht jedes Unternehmen benötigt ein PIM oder CRM.

Wichtig ist die Trennung zwischen technischen Produktregeln und kaufmännischen Entscheidungen.

Eine technisch gültige Konfiguration bedeutet beispielsweise noch nicht, dass der endgültige Preis feststeht oder ein verbindlicher Liefertermin zugesagt werden kann.

Bei kundenspezifischen Preisen muss außerdem geprüft werden, wie bestehende Konditionen übernommen werden. Eine dazu passende Fehleranalyse beschreibt unser Beitrag B2B-Shop zeigt falsche Kundenpreise.

5. Wann lohnt sich ein B2B-Produktkonfigurator?

Nicht jeder Hersteller benötigt eine individuell entwickelte Konfiguratorlösung.

Bei wenigen Varianten kann eine übersichtliche Produktseite mit einer guten Anfragefunktion ausreichend sein.

Interessanter wird ein Konfigurator, wenn viele Kombinationen möglich sind, wiederholt dieselben Fragen entstehen oder Fehler bei der Produktauswahl erhebliche Nacharbeit verursachen.

Vor einer Investition sollten Unternehmen deshalb einige Fragen beantworten:

• Wie häufig entstehen unvollständige oder fehlerhafte Produktanfragen?
• Welche Rückfragen wiederholen sich regelmäßig?
• Welche technischen Auswahlregeln sind eindeutig dokumentiert?
• Welche Informationen stehen bereits in vorhandenen Systemen?
• Welche Konfigurationen benötigen weiterhin eine individuelle Freigabe?

Ein begrenzter Einstieg statt eines vollständigen Neubaus

Ein sinnvoller erster Schritt kann darin bestehen, nur eine Produktfamilie abzubilden.

Das Unternehmen definiert dafür die wichtigsten Optionen, Abhängigkeiten und erforderlichen Angaben.

Der Konfigurator wird anschließend mit realistischen Beispielen geprüft: Standardprodukte, unzulässige Kombinationen und Anfragen, die eine individuelle Bearbeitung benötigen.

So lässt sich feststellen, ob die digitale Auswahl den Vertriebsprozess tatsächlich verbessert, bevor weitere Produktgruppen integriert werden.

Bei der Bewertung sollten nicht nur Nutzungszahlen betrachtet werden. Wichtiger ist, ob vollständige und technisch plausible Anfragen ankommen und wie viel manuelle Nacharbeit weiterhin erforderlich ist.

6. Wie kann Kubertino die technische Umsetzung unterstützen?

Ein B2B-Produktkonfigurator muss zu den Produkten und bestehenden Abläufen des Unternehmens passen.

Deshalb beginnt eine technische Umsetzung sinnvollerweise nicht mit der Wahl einer bestimmten Oberfläche, sondern mit den benötigten Regeln und Daten.

Für eine erste Prüfung können folgende Fragen geklärt werden:

1. Produktgruppe festlegen: Welche Varianten sollen Kunden selbst konfigurieren können?
2. Regeln aufnehmen: Welche Kombinationen sind erlaubt, ausgeschlossen oder freigabepflichtig?
3. Systeme prüfen: Welche Daten liegen im Shop, ERP oder einer anderen Anwendung vor?
4. Übergabe definieren: Was soll der Vertrieb nach einer Konfiguration erhalten?
5. Umsetzung und Tests abgrenzen: Welche Funktionen werden entwickelt und wie wird ihr Ergebnis geprüft?

Kubertino unterstützt Unternehmen bei der Erweiterung bestehender PHP-Anwendungen und Onlineshops sowie bei individuell vereinbarten Funktionen und Schnittstellen.

Ob ein Konfigurator in den vorhandenen Shop integriert werden kann oder eine separate technische Komponente benötigt, hängt von der bestehenden Anwendung ab.

Die Leistung PHP-Entwicklung beschreibt die Untersuchung, Umsetzung, Prüfung und Übergabe konkreter Entwicklungsaufgaben.

Wenn der nächste Schritt nach einer gültigen Konfiguration die Erstellung eines Angebots ist, sollte außerdem der anschließende Prozess berücksichtigt werden. Welche Teile davon automatisiert werden können, erläutert unser Beitrag Angebote mit KI erstellen und automatisieren.

Für eine erste Abstimmung genügt häufig eine konkrete Produktgruppe mit einigen typischen Varianten und einer Beschreibung des bisherigen Anfrageablaufs.