Ein Kunde schickt eine Bestellung per E-Mail. Im Anhang liegt ein PDF mit Artikelnummern, Mengen und Lieferadresse. Ein Mitarbeiter öffnet das Dokument, sucht den Kunden im ERP und überträgt jede Position einzeln. Bei vielen Unternehmen gehört diese Arbeit noch immer zum Alltag. KI kann Bestelldaten aus E-Mails und Anhängen erkennen, strukturieren und einen Auftragsentwurf vorbereiten. Damit daraus ein zuverlässiger Prozess wird, müssen jedoch Kunden, Artikel, Preise und mögliche Fehler kontrolliert werden.
1. Warum kostet die Bestellerfassung so viel Zeit?
Viele B2B-Unternehmen erhalten Kundenbestellungen nicht ausschließlich über einen Onlineshop oder ein Kundenportal.
Stattdessen schicken Kunden ihre Bestellungen direkt an einen Ansprechpartner oder an eine zentrale E-Mail-Adresse.
Die Formate unterscheiden sich:
- Bestellinformationen direkt im E-Mail-Text,
- PDF-Bestellungen aus dem Einkaufssystem des Kunden,
- Excel-Tabellen mit Artikelnummern und Mengen,
- eingescannte Bestellformulare,
- Nachträge und Änderungen zu bereits gesendeten Bestellungen.
Ein Mitarbeiter muss die Angaben lesen, den passenden Kunden finden und die Bestellung im ERP erfassen.
Besonders aufwendig wird es, wenn Artikelbezeichnungen von den internen Stammdaten abweichen oder Lieferadressen manuell geprüft werden müssen.
Hinzu kommt das Fehlerrisiko.
Eine falsch übertragene Artikelnummer, Menge oder Lieferadresse kann später zu Rückfragen, Korrekturen oder einer fehlerhaften Lieferung führen.
Deshalb ist nicht nur die Geschwindigkeit der Erfassung entscheidend, sondern auch die Qualität der übernommenen Daten.
2. Welche Informationen kann KI aus einer Bestellung erkennen?
KI kann unterschiedlich aufgebaute Dokumente analysieren und relevante Informationen in strukturierte Felder übertragen.
Bei einer typischen B2B-Bestellung können dazu gehören:
- Name und Kontaktdaten des Kunden,
- Bestellnummer des Kunden,
- Bestelldatum,
- Artikelnummern und Produktbezeichnungen,
- bestellte Mengen und Einheiten,
- angegebene Preise,
- gewünschter Liefertermin,
- Rechnungs- und Lieferadresse,
- besondere Hinweise zur Lieferung.
Bei gescannten Dokumenten kann zusätzlich eine Texterkennung erforderlich sein.
Die Qualität der Ergebnisse hängt unter anderem von der Dokumentenstruktur, der Lesbarkeit und der Eindeutigkeit der Angaben ab.
Erkennen ist nicht dasselbe wie Verstehen
Ein Dokument enthält beispielsweise die Artikelnummer „AB-1200“.
Die KI kann diese Zeichenfolge auslesen. Ob die Nummer im ERP tatsächlich existiert, muss jedoch durch einen Abgleich mit den vorhandenen Artikeldaten geprüft werden.
Gleiches gilt für Kundennamen, Lieferadressen und Preise.
Deshalb sollte die KI Informationen zunächst extrahieren. Die fachliche Prüfung erfolgt anschließend anhand der verlässlichen Datenquellen des Unternehmens.
3. Wie funktioniert die automatische Bestellerfassung?
Ein sinnvoller Prozess besteht aus mehreren aufeinander abgestimmten Schritten.
- E-Mail empfangen: Eine Kundenbestellung erreicht das vorgesehene Postfach.
- Bestellung erkennen: Das System prüft, ob die Nachricht tatsächlich eine Bestellung enthält.
- Dokumente auslesen: Bestelldaten werden aus dem E-Mail-Text oder den Anhängen extrahiert.
- Daten strukturieren: Kundeninformationen, Artikel und Mengen werden in definierte Felder übertragen.
- Stammdaten abgleichen: Das System sucht passende Kunden und Artikel im ERP.
- Abweichungen prüfen: Unklare Angaben oder Widersprüche werden markiert.
- Auftragsentwurf erstellen: Die geprüften Informationen werden für einen neuen Auftrag vorbereitet.
- Freigabe durchführen: Je nach festgelegten Regeln kontrolliert ein Mitarbeiter den Vorgang.
- Auftrag übernehmen: Der bestätigte Auftrag wird im ERP gespeichert und kann weiterbearbeitet werden.
Bei einfachen, eindeutig strukturierten Bestellungen können mehrere Schritte automatisch ablaufen.
Bei komplexen Aufträgen ist eine zusätzliche Prüfung sinnvoll.
Der entscheidende Vorteil besteht darin, dass Mitarbeiter nicht mehr sämtliche Informationen manuell übertragen müssen, sondern sich auf unklare oder abweichende Fälle konzentrieren können.
4. Was muss vor der Übergabe ins ERP geprüft werden?
Automatisch extrahierte Bestelldaten sollten erst nach den festgelegten Prüf- und Freigabeschritten in den weiteren ERP-Prozess übernommen werden.
Vor der Übertragung sind mehrere Prüfungen sinnvoll.
| Bereich | Prüfung |
|---|---|
| Kunde | Ist der Absender dem richtigen Kundenkonto zugeordnet? |
| Bestellnummer | Wurde dieselbe Kundenbestellung bereits erfasst? |
| Artikel | Existieren die angegebenen Artikelnummern im ERP? |
| Mengen | Sind Mengen und Einheiten eindeutig? |
| Preise | Stimmen die angegebenen Preise mit den relevanten Vereinbarungen überein? |
| Lieferadresse | Ist die Adresse vollständig und dem richtigen Auftrag zugeordnet? |
| Liefertermin | Ist der gewünschte Termin eindeutig und im vorgesehenen Prozess prüfbar? |
| Änderungen | Handelt es sich um eine neue Bestellung oder um die Änderung eines bestehenden Auftrags? |
Die konkreten Prüfregeln hängen von den Produkten, Kundenvereinbarungen und dem vorhandenen ERP ab.
Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, muss außerdem klar sein, welches System für welche Kunden- und Auftragsdaten verantwortlich ist.
So lässt sich vermeiden, dass eine Automatisierung unbemerkt veraltete oder widersprüchliche Informationen übernimmt.
5. Wie werden unklare Bestellungen behandelt?
Nicht jede Bestellung lässt sich vollständig automatisch verarbeiten.
Manche Kunden verwenden eigene Artikelbezeichnungen. Andere nennen nur eine Produktbeschreibung oder schicken mehrere Versionen derselben Bestellung.
Solche Fälle sollten nicht durch Vermutungen der KI gelöst werden.
Typische Ausnahmen
- Eine Artikelnummer ist unbekannt.
- Die bestellte Menge ist nicht eindeutig.
- Der angegebene Preis weicht von der Vereinbarung ab.
- Die Lieferadresse fehlt.
- Eine Bestellung wurde bereits verarbeitet.
- Ein Kunde sendet eine geänderte Version.
- Die Nachricht enthält gleichzeitig eine Bestellung und eine Rückfrage.
Für solche Fälle kann das System einen Prüfstatus setzen und den Vorgang an die zuständige Person übergeben.
Wichtig ist, dass die Mitarbeiter erkennen können, welche Angaben übernommen wurden, woher sie stammen und welche Informationen noch fehlen.
Wie Unternehmen solche Fälle organisieren können, erläutert auch unser Beitrag über Ausnahmen und manuelle Entscheidungen in automatisierten Workflows.
Das Ziel ist nicht, jede Ausnahme zu verhindern. Entscheidend ist, dass sie rechtzeitig erkannt und kontrolliert bearbeitet wird.
6. Wie werden Bestellungen ins ERP übertragen?
Nach der Erkennung und Prüfung müssen die Bestelldaten in das vorhandene Geschäftssystem gelangen.
Welche technische Lösung dafür geeignet ist, hängt vom ERP ab.
Einige Systeme bieten APIs oder standardisierte Importfunktionen. Bei anderen können zusätzliche Integrationen oder individuell entwickelte Schnittstellen erforderlich sein.
Was sollte eine zuverlässige Integration leisten?
- Den richtigen Kunden eindeutig zuordnen.
- Artikel und Mengen korrekt übertragen.
- Vorhandene Bestellungen erkennen.
- Auftragsentwürfe von bestätigten Aufträgen unterscheiden.
- Fehler bei der Datenübertragung sichtbar machen.
- Den Verarbeitungsstatus nachvollziehbar speichern.
- Eine erneute Verarbeitung ohne doppelte Auftragserstellung ermöglichen.
Besonders wichtig ist der letzte Punkt.
Wenn eine Schnittstelle vorübergehend nicht erreichbar ist, muss der Vorgang möglicherweise später erneut verarbeitet werden.
Dabei darf aus einer Kundenbestellung nicht versehentlich ein zweiter Auftrag entstehen.
Wie sich fehlgeschlagene Vorgänge kontrolliert wiederaufnehmen lassen, erklärt unser Artikel Automatisierung läuft nicht mehr: Fehler erkennen und Vorgänge nachholen.
Für die Umsetzung muss außerdem entschieden werden, wann eine Bestellung nur als Entwurf gespeichert wird und wann sie in den regulären Auftragsprozess übergehen darf.
Diese Freigaberegel sollte sich an den tatsächlichen Geschäftsabläufen des Unternehmens orientieren.
7. Was ist beim Umgang mit Bestelldaten wichtig?
Kundenbestellungen können personenbezogene und vertrauliche Informationen enthalten.
Dazu gehören beispielsweise Namen von Ansprechpartnern, Kontaktdaten, Lieferadressen sowie individuelle Preise und Geschäftsbedingungen.
Wenn ein KI-Dienst zur Verarbeitung eingesetzt wird, sollte das Unternehmen vorab klären:
- Welche Informationen für die Bestellerfassung erforderlich sind.
- Welche Systeme und Dienstleister die Daten verarbeiten.
- Ob und welche Daten an externe KI-Dienste übertragen werden.
- Welche Zugriffsrechte gelten.
- Welche vertraglichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beachten sind.
- Wie Dokumente und Verarbeitungsergebnisse gespeichert beziehungsweise gelöscht werden.
Für erste Tests können fiktive Bestellungen oder entsprechend bereinigte Beispieldokumente verwendet werden.
Auch der technische Zugang zum E-Mail-Postfach und zum ERP sollte auf die tatsächlich benötigten Berechtigungen begrenzt werden.
8. Praxisbeispiel: Eine Bestellung mit fünf Positionen
Ein mittelständischer Großhändler erhält täglich Kundenbestellungen per E-Mail.
Ein Kunde schickt eine PDF-Datei mit fünf Artikelpositionen.
Die Bestellung enthält Artikelnummern, Mengen und eine abweichende Lieferadresse.
Ein Mitarbeiter müsste diese Angaben normalerweise manuell im ERP erfassen.
Möglicher automatisierter Ablauf
- Die eingehende Nachricht wird als Kundenbestellung erkannt.
- Das System liest die fünf Artikelpositionen aus dem PDF.
- Der Kunde wird anhand geeigneter Informationen dem vorhandenen Kundenkonto zugeordnet.
- Vier Artikelnummern werden eindeutig erkannt und im ERP gefunden.
- Bei der fünften Position stimmt die Artikelnummer nicht mit den Stammdaten überein.
- Das System erstellt einen Auftragsentwurf und markiert die unklare Position.
- Ein Mitarbeiter prüft die betroffene Artikelnummer und bestätigt die korrekte Zuordnung.
- Der Auftrag wird nach der vorgesehenen Freigabe im ERP weiterbearbeitet.
Der Mitarbeiter muss nicht mehr alle fünf Positionen übertragen, sondern kontrolliert vor allem die Ausnahme.
Ob sich der Aufwand dadurch tatsächlich reduziert, hängt von der Anzahl der Bestellungen, ihrer Qualität und den vorhandenen Schnittstellen ab.
9. Wann lohnt sich die automatische Bestellerfassung?
Eine individuelle Automatisierung ist nicht für jedes Unternehmen notwendig.
Wenn nur wenige Bestellungen pro Monat eingehen, kann eine manuelle Erfassung wirtschaftlich sinnvoll bleiben.
Interessanter wird die Automatisierung, wenn regelmäßig ähnliche Arbeitsschritte anfallen.
Hinweise auf ein geeignetes Einsatzgebiet
- Es gehen viele Bestellungen per E-Mail ein.
- Die Dokumente enthalten wiederkehrende Datenfelder.
- Mitarbeiter übertragen regelmäßig Informationen in das ERP.
- Fehler bei der Erfassung verursachen Rückfragen oder Nacharbeit.
- Ein geeignetes ERP oder eine Importfunktion ist vorhanden.
- Unklare Fälle können von zuständigen Mitarbeitern geprüft werden.
Vor einer Einführung lohnt es sich, den bisherigen Aufwand zu erfassen.
Wie viele Bestellungen werden verarbeitet? Wie lange dauert die manuelle Erfassung? Wie häufig sind Rückfragen oder Korrekturen erforderlich?
Auf dieser Grundlage lässt sich besser beurteilen, ob eine bestehende Softwarefunktion ausreicht oder eine zusätzliche KI-gestützte Prozessautomatisierung sinnvoll ist.
10. Checkliste für die Einführung
- Eingang: Über welche Postfächer und Kanäle kommen Bestellungen?
- Formate: Welche Dokumenttypen verwenden die Kunden?
- Daten: Welche Informationen müssen zuverlässig erkannt werden?
- Kunden: Wie erfolgt die eindeutige Zuordnung zum Kundenkonto?
- Artikel: Wie werden Artikelnummern und Mengen geprüft?
- Preise: Welche Preisvereinbarungen sind maßgeblich?
- Dubletten: Wie werden bereits verarbeitete Bestellungen erkannt?
- Änderungen: Wie werden korrigierte oder ergänzte Bestellungen behandelt?
- Freigabe: Wann darf ein geprüfter Auftrag im ERP freigegeben werden?
- Integration: Welche Schnittstellen bietet das ERP?
- Fehler: Wer bearbeitet unklare oder fehlgeschlagene Vorgänge?
- Kontrolle: Wie wird der tatsächliche Erfolg der Verarbeitung geprüft?
Für einen ersten Test können einige typische, bereits abgeschlossene Bestellungen verwendet werden.
Vergleichen Sie die automatisch erkannten Daten mit den Originaldokumenten und den tatsächlich im ERP angelegten Aufträgen.
So wird sichtbar, welche Angaben zuverlässig verarbeitet werden und an welchen Stellen weiterhin eine manuelle Prüfung erforderlich ist.
Kundenbestellungen schneller erfassen, ohne die Kontrolle zu verlieren
KI kann die manuelle Erfassung von Kundenbestellungen deutlich vereinfachen, wenn regelmäßig strukturierte Informationen aus E-Mails und Anhängen übertragen werden müssen.
Der eigentliche Nutzen entsteht jedoch erst durch die Verbindung mit vorhandenen Kunden-, Artikel- und Auftragsdaten.
Eine zuverlässige Lösung erkennt nicht nur Informationen, sondern prüft sie, behandelt Ausnahmen und übergibt bestätigte Ergebnisse kontrolliert an das ERP.
Für Unternehmen mit wiederkehrenden Bestellungen kann dieser einzelne Prozess ein sinnvoller Einstieg in die Automatisierung sein.